Una regola è un'azione che viene eseguita automaticamente su un messaggio ricevuto o inviato che soddisfa i criteri indicati nella regola. Le regole non funzionano su messaggi che sono già stati letti, ma solo su quelli che si deve ancora leggere, semplificando l'archiviazione e il completamento dei messaggi.
Ogni regola è una combinazione di condizioni e azioni, che è possibile configurare tramite la procedura guidata (accessibile tramite l'icona Regole presente nella pagina iniziale di ogni account configurato nella procedura).
All'interno di una stessa regola possono essere predisposte più di una condizione e/o più di un’azione.
Check "Abilita": se attivo, la regola è operativa;
Applica a: in questa combo è possibile impostare se la regola verrà applicata sui messaggi in entrata o in uscita;
Esegui se: - Solo se "soddisfa tutte le condizioni";
- Se "soddisfa almeno una condizione";
- "Incondizionatamente";
Uno dei tipici utilizzi della modalità "Incondizionatamente" è la risposta automatica a messaggi in entrata in occasione, ad esempio, di periodi di chiusura dell’azienda o assenza del proprietario dell’account;
Check"Interrompi l’elaborazione di ulteriori regole": se attivo, stabilisce che, al verificarsi delle condizioni di una regola su un dato messaggio, vengano eseguite le relative azioni senza proseguire al controllo delle regole seguenti. In questo modo si può evitare il verificarsi di più regole (talvolta conflittuali) sullo stesso messaggio, attribuendo quindi una sorta di "priorità" alla verifica delle regole.
Condizioni/Azioni: Impostare in queste due tabelle le condizioni e azioni desiderate per la corretta configurazione della regola.
La priorità delle regole (e quindi l’esecuzione delle stesse) viene impostata in base all’ordinamento, dall’alto verso il basso, e può essere modificato tramite menù azioni utilizzando i comandi "Sposta su /giù".
Le condizioni di sistema disponibili riguardano tutte le principali casistiche attraverso cui possono essere identificati i messaggi, come ad esempio mittente, oggetto, corpo (testo del messaggio), dimensione in KB, data, priorità, stato ecc, combinate con diverse impostazioni quali è, non è, contiene, non contiene, maggiore di, minore di, prima del, dopo il, ecc.
Le azioni di sistema principali contemplate sono sposta in, copia in (solo per account POP3), cancella, inoltra a, rispondi con, segna come, imposta priorità a, cestina, elimina da server (solo per account POP3), archivia su DMS e archivia allegati su DMS; in presenza di numerose azioni, esse vengono eseguite nell’ordine in cui sono state elencate all’interno della regola.
La procedura è predisposta per poter consentire l’aggiunta di nuove condizioni e regole specifiche, impostando la relativa funzione o batch che assolve a tale compito.
In base all'utilizzo appropriato di condizioni e azioni, è possibile eseguire una classificazione automatica dei messaggi di posta sull'area documentale. Per approfondimenti vedere il paragrafo "Classificazione automatica"