Per poter eseguire la classificazione automatica dei messaggi è necessario configurare in modo adeguato le relative classi documentali.
In particolare, se si desidera classificare i messaggi per mittente e/o destinatario del messaggio, le classi devono utilizzare attributi di tipo relazione che puntano alla tabella dei contatti o dei rapporti.
Questo fa si che, impostando una adeguata classe documentale ed eventualmente una regola, il messaggio venga automaticamente classificato in base alla classe documentale e valorizzandone in automatico gli attributi di tipo relazione. Per un corretto funzionamento della procedura è indispensabile utilizzare classi documentali che contemplano attribuiti di tipo relazione, basati sulla tabella dei contatti (ba_contact) o dei rapporti aziendali (ba_keysog).
Quindi sarà possibile classificare un messaggio ad una persona, oppure ad una azienda, o ad un cliente o ancora ad un fornitore, etc.
La procedura di classificazione automatica elabora solo in nominativi indicati nella sezione "A" mentre non vengono valorizzati gli eventuali contatti presenti nel campo "Cc" e "Ccn".
Procediamo simulando la classificazione di un messaggio "Offerte commerciali". Verifichiamo che all’interno della classe documentale sia presente almeno un attributo di tipo relazione che punti alla tabella dei contatti o dei rapporti (nel caso qui riportato, abbiamo l’attributo Contatto)
Procediamo alla creazione di un messaggio e indichiamo nei dati di destinazione uno o più indirizzi mail a seconda delle necessità. Facciamo l’ esempio di utilizzare un indirizzo mail generico, ad esempio: info@aziendademo.it (quindi non riconducibile ad un destinatario persona fisica).
Premiamo Invia e archivia e si presenterà una finestra dalla quale potremmo selezionare l’archiviazione del messaggio sulla gestione documentale indicando la classe desiderata, nel nostro esempio Offerta.
In questo modo accedendo al TAB Attributi sarà possibile prendere visione degli attributi associati alla classe con già valorizzati quelli di tipo relazione che puntano alla tabella contatti, nel caso specifico l’attributo RelCon sarà valorizzato con "Azienda dimostrativa"
Tale associazione è stata fatta in quanto la procedura ha determinato automaticamente all’interno dell’archivio anagrafiche quale record conteneva nei dati di indirizzo mail, quello specificato nel campo destinazione del messaggio.
Sarà importante che l’azienda alla quale si invierà la mail, sia presente nelle anagrafiche delle aziende.
Nel caso avessimo indicato più account di destinazione nella preparazione della mail (nel campo A), per tutti gli account indicati sarà valorizzato in automatico l’attributo contatto con il relativo valore.
Facendo l’esempio di utilizzare come destinatario del messaggio un indirizzo mail associato ad una persona, mariorossi@aziendademo.it la procedura di classificazione automatica provvede a valorizzare due attributi di tipo relazione con il contatto, uno per la persona e l’altro per la relativa azienda di riferimento specificata all’interno della gestione.
Questo perché, l’applicazione verificherà prima la presenza o meno del contatto persona (Mario Rossi) nelle anagrafiche delle persone e se esiste verificherà, se tale contatto, ha una azienda associata presente nelle anagrafiche delle aziende.
Anche in questo caso sarà importante che il contatto alla quale si invierà la mail, sia presente nelle anagrafiche delle persone.
Nel caso avessimo indicato più account di destinazione nella preparazione della mail (nel campo A), per tutti gli account indicati saranno valorizzati in automatico gli attributi di tipo relazione con l’adeguato rapporto relazionato, in quanto l’applicazione controllerà all’interno dell’archivio clienti/anagrafiche se esso sarà presente
Proseguendo con l’esempio precedente, supponiamo che il messaggio inviato alla persona mariorossi@aziendademo.it sia classificato per tenere traccia delle comunicazioni inviate ai clienti.
In questo caso abbiamo bisogno di una classe documentale che contempli l’attributo di tipo relazione relativo al rapporto specifico come ad esempio Relcli Cliente
In questo caso noteremo una riga con attributo RelCli, il quale è valorizzato con l’azienda di appartenenza della persona indicata come destinatario del messaggio, nel nostro caso Azienda dimostrativa e non con il nome della persona contatto.
Questo perché la persona destinataria del messaggio non ha alcun rapporto di tipo privato, ma è legata all’azienda "Azienda dimostrativa", la quale, invece, ha un rapporto di tipo Cliente.
Anche in questo caso sarà importante che il contatto alla quale si invierà la mail, sia presente nelle anagrafiche delle persone e che l’azienda alla quale è legato sia presente, in questo caso, nelle anagrafiche dei clienti.
Nel caso avessimo indicato più account di destinazione nella preparazione della mail (nel campo A), per tutti gli account indicati saranno valorizzati in automatico gli attributi di tipo relazione con l’adeguato rapporto relazionato
Gli esempi sopra riportati possono essere applicati anche in presenza di regole sui messaggi ricevuti o inviati.