Le condizioni di sistema riguardano tutte le principali caratteristiche attraverso cui possono essere identificati i messaggi, come ad esempio mittente, oggetto, corpo (testo del messaggio), dimensione in KB, data, priorità, stato ecc, combinate con diverse impostazioni quali è, non è, contiene, non contiene, maggiore di, minore di, prima del, dopo il, ecc.
La procedura è predisposta per poter consentire l'aggiunta di nuove condizioni e regole specifiche, impostando la relativa funzione o batch che assolve a tale compito.
Le nuove condizioni possono essere aggiunte solo con codice superiore a 1000, poiché le condizioni con codice precedente sono riservate per quelle di sistema.