La gestione documenti consente di creare/modificare documenti dell'archivio documentale. Per documento si intende qualsiasi file (immagine, testo, zip, ecc.) di qualsiasi formato (txt, doc, pdf, jpg, ecc.) che la procedura è in grado di gestire tramite le azioni associate.
La funzione di creazione documento consiste sostanzialmente in due passaggi:
Creazione sul Server del documento fisico;
Definizione proprietà del documento (classe, percorso, sicurezze, versioning, ecc.).
La creazione di un documento può avvenire
• Manualmente - disponibile la funzionalità di creazione documenti online mediante un editor HTML integrato
• Tramite acquisizione da file – è possibile eseguire l’upload di uno o più file contemporaneamente
• Tramite acquisizione da scanner (DMS) - è possibile eseguire l’upload di uno o più documenti in formato cartaceo anche con alimentatore automatico di fogli (ADF)
• Tramite l’infrastruttura di divulgazione dei dati – è possibile ricevere documentazione prodotta da applicazioni gestionali Zucchetti e di terze parti
Creazione
La fase di creazione può avvenire in diversi modi, in relazione anche ai moduli applicativi installati:
Carica file (singolo documento);
Nuovo file HTML;
Acquisizione da scanner (composto da una o più pagine, voce disponibile se è installato il modulo DMS).
Sono predisposte anche operazioni di caricamento massive attivabili dal menù Importa.
Carica file
Tramite l'apposita icona predisposta nella parte laterale della gestione documento è possibile richiamare la maschera upload file. Con il pulsante Sfoglia si accede alla propria Intranet o PC locale per selezionare il documento e tramite il pulsante Upload il documento sarà trasferito all'interno dell'archivio documenti.
Nuovo file HTML
Tramite l'apposita icona predisposta nella parte laterale della gestione documento è possibile richiamare un editor di file HTML, questo ha il vantaggio di scrivere un documento direttamente online.
Molto comodo per le comunicazioni aziendali che non necessitano di formattazione particolare.
Acquisizione da scanner
Voce disponibile solo se presente il modulo DMS. Tramite l'apposita icona predisposta nella parte laterale della gestione documento è possibile richiamare la funzione di acquisizione, in modalità immediata (viene direttamente avviata la scansione sull'ultimo scanner selezionato e con le opzioni dell'ultima scansione) o attraverso la maschera di gestione parametri/opzioni specifica di ogni scanner (vedi acquisizione da scanner per maggiori dettagli); il documento risultante è un unico file memorizzato nel percorso indicato dall'utente composto da enne pagine in base ai fogli acquisiti (senza nessun controllo su eventuale presenza di foglio separatore). Diversamente se l'acquisizione da scanner avviene tramite il menù Importa --> Acquisizione da scanner, è possibile ottenere enne documenti elettronici in base alla presenza di uno o più fogli separatore.
Definizione proprietà
Nei dati di gestione rivestono particolare importanza i seguenti campi:
Generale
Classe: valorizzato in base alla classe definita nelle proprie impostazioni personali o in alternativa con quella presente nelle impostazioni globali. L'utente può selezionare una qualsiasi classe tra tutte quelle a cui ha accesso (vedi riservatezza sulle classi). La classe impostata definisce il percorso di salvataggio, se il percorso è propositivo, sulla dicitura Percorso sarà visibile un hyperlink per poter accedere alla selezione di una cartella di memorizzazione alternativa tra quelle comunque disponibili all'utente. La classe potrebbe definire anche l'elenco degli attributi (obbligatori o facoltativi) da inserire all'interno dello specifico TAB Attributi;
Stato indicizzazione: la procedura di indicizzazione provvede a prendere in esame i file non ancora sottoposti a indicizzazione, ovvero quelli aggiunti di recente o modificati dall’ultima memorizzazione, siano essi sottoposti o meno a versioning e ne aggiorna la proprietà stato indicizzazione sul database, il valore che può assumere questo campo su database può essere:
S = Indicizzato;
N = Non indicizzato;
I = Indicizzazione in corso;
E = Indicizzazione non riuscita.
Quando viene eseguito l'aggiornamento di un documento già indicizzato (aggiorna file o nuova versione), la procedura automaticamente provvede a ripristinare a ”N” il valore in modo tale da fare l'indicizzazione sempre sulla versione in linea.
Check eredita permessi dalla cartella: se valorizzato, l'accesso al documento è consentito in base ai permessi definiti sulla cartella in cui è memorizzato (TAB Permessi su file);
Check riservato: editabile solo se NON è attivo il check eredita permessi dalla cartella; consente di specificare un set di sicurezze per il documento tramite definizione di utenti e gruppi all'interno del TAB Permessi . L'elenco delle sicurezze sarà valorizzato di default con quelle predisposte all'interno della cartella. Rimuovendo il check, al documento non saranno applicate sicurezze.
L'applicazione di sicurezze specifiche su un documento memorizzato in una cartella riservata serve per "raffinare" le sicurezze presenti (es. sulla cartella è definito l'accesso per un gruppo ma sul singolo file si desidera negare l'accesso su un determinato utente di quel gruppo).
Se l'utente dispone dei permessi sul documento ma non dispone dei permessi sulla cartella ove questo è contenuto, il documento non sarà accessibile dalla treeview di nella navigazione ma sarà accessibile dalle funzioni di Ricerca, dai gadget documentali eventualmente predisposti nella Mydesk e in tutte le schede/gestioni che consentono di accedere ai documenti allegati.
Check classe documentale riservata: è un check solo informativo, indica che sulla classe applicata al documento sono presenti delle sicurezze che, in unione a quelle eventualmente predisposte sulla cartella di appartenenza ed eventualmente sul documento stesso (tramite eredita da cartella o permessi espliciti), definiscono gli accessi al documento;
Check provvisorio: consente all'utente di inserire documenti la cui classificazione può avvenire in un secondo momento limitandone le funzionalità disponibili. E' un campo editabile solo in modalità "Nuovo documento" e se attivo viene consentita la memorizzazione anche in assenza di eventuali metadati (attributi) obbligatori; la funzionalità di selezione come allegato all'interno delle varie gestioni / schede non sarà disponibile e non sarà possibile sottoporre il documento a versioning. Questo check viene valorizzato automaticamente nelle procedure di import massivo (da file e da scanner) qualora si sia impostata (vedi impostazioni personali e/o globali) l'appartenenza ad una classe documentale che contiene attributi obbligatori;
Check gestione automatica versioni: consente all'utente di sottoporre il documento al versioning automatico. Il dato potrebbe essere ereditato dalle impostazioni della classe documentale di appartenenza. L'elenco delle versioni sarà disponibile all'interno del TAB Storico versioni visibile appena sarà presente una versione storicizzata del documento;
Check pubblica: funzionalità per pubblicare (rendere accessibile) un documento memorizzato nell'archivio documentale in modo diretto consentendo di richiamarlo mediante il percorso di memorizzazione; in questo modo il documento viene esposto via web e diventa accessibile tramite un hyperlink del tipo:
http:/demo.infinity.zucchetti.it/Infinity/dms/Archivio Fatture/2008/FatturaRossi.pdf dove:
http:/demo.infinity.zucchetti.it/Infinity rappresenta l'indirizzo web (URL) ove è installato Infinity;
dms: è una servlet che lavora con la tecnica dell'extra path;
Archivio Fatture/2008/ rappresentano due cartelle di memorizzazione della propria struttura DMS;
FatturaRossi.pdf rappresenta il documento da rendere disponibile.
Tale modalità potrebbe ad esempio essere utilizzata inviando una email ad un cliente con all'interno il link al documento anziché come allegato. Ovviamente se il documento è sottoposto a security, l'accesso al documento referenziato è soggetto a digitazione delle credenziali di accesso.
Per facilitare il reperimento dell'url del documento da referenziare, accanto al check (in modalità edit) viene messo a disposizione il percorso logico all'interno del layer accessibile tramite il link sull'icona accanto al campo. Selezionare il percorso e utilizzare le funzioni standard windows di copia/incolla per usare il link.
All'interno del layer è presente il check Aggiungi codice di autorizzazione, se valorizzato consente all’utente destinatario del link di poter accedere sempre al documento anche in presenza di eventuali permessi che non ne garantiscono l’accesso.
Se viene creato un file all'interno di una cartella con check Pubblica attivo, il file per default è pubblico. Per ulteriori chiarimenti, vedere anche Cartella.
Nelle proprietà comuni che possono essere selezionate in presenza di selezione multipla di documenti, non è possibile abilitare la proprietà "Pubblica".
Attributi
Consente di estendere le informazioni proprie del documento. Gli Attributi applicabili al documento vengono determinati in base alla Classe documentale. Oltre a quelli contemplati dalla classe è possibile inserire attributi di tipo Relazione (vedi gestione attributi).
Non sarà possibile memorizzare il documento se non sono stati valorizzati tutti gli attributi di tipo obbligatorio (identificati da un'icona accanto al valore) a meno che il documento non sia in stato provvisorio. Quando l'attributo è di tipo relazione, se nella gestione dell'attributo è stato specificato il relativo Url, sarà disponibile in alto un hyperlnk "visualizza scheda" che consente di richiamare la scheda/gestione dell'elemento a cui il documento è relazionato (es. scheda contatto, registrazione di primanota contabile, ecc.).
Gli attributi di tipo relazioni possono essere utilizzati all'interno della gestione documentale, per poter "targetizzare" il documento con una azienda, una persona, un cliente, ecc., indipendentemente dal fatto che questi siano contemplati o meno all'interno di una classe documentale e siano nativamente utilizzabili in modalità multipla.
Quando un attributo assegnato ad un documento è di tipo relazione, lo zoom a fine riga rimanda alla treeview dell'archivio documentale.
Storico versioni
In questo Tab viene proposto l'elenco di tutte le versioni disponibili per il documento selezionato. Una nuova versione del documento viene creata automaticamente quando si esegue l'operazione di aggiorna file e sulle proprietà del documento è stata indicata la gestione del versioning.
Sono consentite le seguenti operazioni:
Apertura del documento storico;
Eliminazione di una versione selezionata;
Ripristino come versione "in linea" di una versione storica. In questo caso, al salvataggio del record, la versione precedentemente in linea sarà salvata come storica.
Permessi
In questo TAB, visibile solo se disattivo il check Eredita da cartella e attivo invece il check Riservato, sono riportati i gruppi/utenti su cui sono definite delle credenziali di accesso. Notare che saranno sempre inseriti due record nei permessi: quello relativo all'utente "Admin" (supervisore del sistema) e il "creatore" del documento; entrambi con il set di sicurezze valorizzate a "SI" (quelle relative ad Admin non saranno modificabili). Ciò per garantire sempre, anche per l'amministratore di sistema, il reperimento dei documenti archiviati.
Firma digitale
In questo TAB denominato sarà possibile prendere visione delle informazioni relative alla firma e relativo certificato (Firmatario, Ente Certificatore, data validità del certificato, Esito verifica originalità, e altre informazioni presenti all’interno del layer di riga.
Tramite apposita icona 
sarà anche possibile scaricare in locale il file in formato P7M; tramite l'icona 
sarà possibile richiamare il certificato digitale con tutte le informazioni necessarie.
Per la lettura dei file in formato P7M, NON è necessario avere installato nulla sulla propria postazione di lavoro.