La gestione Attributi è un sistema libero di metadati che consente di estendere le informazioni proprie del documento (nome, descrizione, ecc.) e sui quali sarà possibile eseguire operazioni di ricerca.
Ad esempio sarà possibile specificare informazioni aggiuntive per documenti di carattere Normativo indicando Attributi tipo la Fonte Normativa; L'autore dell'articolo; La data di Pubblicazione, ecc.
così come sarà possibile a dei documenti prodotti di tipo Offerta associare il documento gestionale; il cliente; ecc.
Vedremo che l'utente avrà a disposizione un sistema di Classi documentali per poter accorpare più attribuiti ed avere modo di guidare la "classificazione" dei documenti con l'insieme degli attributi necessari e con la possibilità di poter procedere a delle valorizzazioni automatiche.
Particolare importanza rivestono i seguenti campi :
Valore attributo: definisce la modalità di valorizzazione dell'attributo in fase di associazione al documento; i valori disponibili sono i seguenti:
Libero : La valorizzazione dell'attributo avviene contestualmente all'associazione al documento, l'utente avrà modo di digitare una stringa o un numero o una data (in base al tipo di attributo e alla lunghezza definita).
Elenco di costanti : L'utente ha modo di poter indicare un elenco di valori da scegliere in fase di associazione al documento.
Elenco da categorie : L'utente ha modo di poter scegliere i valori tra quelli definiti all'interno della tabella categorie. Nei dati presenti nel box sottostante è sufficiente indicare il filtro della categoria padre per poter filtrare il ramo delle categorie e dei relativi valore da utilizzare in associazione al documento
Elenco da tabella : L'utente ha modo di poter scegliere il valore dell'attributo all'interno della tabella indicata in base al campo specificato. Ad esempio sarà possibile avere un attributo Contatto potendo selezionare il valore del campo descrizione tra tutti i contatti presenti nel proprio database.
Derivato da anagrafica : L'utente ha modo di valorizzare l'attributo prelevando il valore da una campo presente nella tabella gestita dal programma selezionato.
Check "Usato per relazioni": Editabile solo se è stato selezionato il valore Elenco da tabella; se attivo consente di poter "relazionare" il documento con il record a cui si riferisce l'attributo. Ciò significa ad esempio che sarà possibile consultare l'elenco dei documenti relazionati con un particolare record (contatto, cliente, fornitore...) direttamente dalla gestione o vista predisposta per quel record.
Elenco da costanti
I valori che l'utente inserisce all'interno del dettaglio, saranno quelli proposti e selezionabili in fase di abbinamento al documento.
Elenco da categorie
Va indicato il nome della tabella delle Categorie (dm_categories); il campo chiave (CAID); l'eventuale filtro sull'elenco delle categorie da rendere visibili in fase di selezione e il campo da rendere visibile in fase di associazione al documento, solitamente la descrizione (CADESCRI)
Elenco da tabella
Riportiamo qui di seguito i campi disponibili per valorizzare correttamente un attributo di tipo Elenco da Tabella:
Nome tabella : Lo zoom riporta l'elenco di tutte le tabelle gestione dalla procedura Infinity.
Check Aziendale : Valore informativo che specifica se la tabella selezionata è di tipo aziendale, ovvero i record sono disponibili in base all'azienda di portale selezionata in fase di login iniziale
Nome campo : La selezione del valore di questo campo è condizionata dal check Usato per relazioni: se attivo, consente di selezionare solo campi della tabella definiti come chiavi; se disattivo, è possibile selezionare un qualsiasi campo presente all'interno della tabella.
Gli attributi di tipo relazioni possono essere utilizzati all'interno della gestione documentale, per poter "targetizzare" il documento con una azienda, una persona, un cliente ... indipendentemente dal fatto che questi siano contemplati all'interno di una classe documentale e sono nativamente utilizzabili in modalità multipla.
Filtri: Impostando questo campo è possibile ottenere un sottoinsieme dei record presenti all'interno della tabella. Anche in questo caso occorre agire in modo diverso in base alla valorizzazione del check Usato per relazioni: se attivo, il campo filtro deve contenere istruzioni almeno per tutti i campi definiti come chiave; se disattivo, è possibile indicare qualsiasi tipo di istruzione. Per inserirei i filtri viene messo a disposizione un editor specifico.
Espressione : Rappresenta ciò che viene visualizzato nel campo dopo aver selezionato il record dall'elenco. Per inserire le espressioni viene messo a disposizione un editor specifico. Se non viene specificato nulla, sarà visualizzato il valore di nome campo.
Zoom : Sul campo viene reso disponibile lo zoom (programma) definito. Se non viene specificato nulla, sarà utilizzato lo zoom di default definito a livello progettuale per la tabella indicata.
Url Scheda : Sul campo sarà attivato un hyperlink per richiamare la scheda relativa alla tabella passando il valore dell'attributo.
Per gli argomenti trattati, questa funzione si rivolge principalmente a figure tecniche che conoscono ambiente di lavoro del progetto.
Attributi derivati
Riportiamo qui di seguito i campi disponibili per valorizzare correttamente un attributo di tipo derivato da anagrafica.
Programma associato : Lo zoom riporta l'elenco di tutte i programmi dell'applicazione Infinity.
Campo della tabella: consente di selezionare il campo con cui valorizzare l'attributo.
Lo scopo di questi attributi consiste nel poterli valorizzare automaticamente prelevando l'informazione da campi diversi di programmi diversi, purché siano omogenei nella tipologia e nella lunghezza. Questi attributi si identificano con le relazioni già esplicitate in analisi (ad esempio il gruppo merceologico per un articolo).
Se abbiamo specificato negli attributi un attributo di tipo relazione, alla conferma e variazione della gestione, viene aggiornata la tabella di memorizzazione dei valori attributo
Per gli argomenti trattati, questa funzione si rivolge principalmente a figure tecniche che conoscono ambiente di lavoro del progetto.