La cartella è un'entità virtuale che consente l'organizzazione dei file indipendentemente dalla dislocazione fisica degli stessi nelle cartelle del file system. Particolare importanza rivestono i campi:
Archivio EDS: disponibile solo in presenza del modulo DMS, consente di definire l'archivio di memorizzazione dell'Extended Document Management System associato alla cartella. E' possibile modificare l'attribuzione di un archivio EDS ad una cartella nella condizione in cui non siano presenti elementi nella cartella selezionata.
Consultare manuale EDS per l'apprendimento del modulo
Check eredita permessi dalla cartella padre: se valorizzato, l'accesso al documento è consentito in base ai permessi definiti sulla cartella che la contiene
Check riservato: editabile solo se NON è attivo il check eredita permessi dalla cartella padre e consente di specificare un set di sicurezze per la cartella e il documento tramite definizione di utenti e gruppi all'interno del TAB Permessi cartella e TAB Permessi file. L'elenco delle sicurezze sarà valorizzato di default con quelle predisposte all'interno della cartella padre. Rimuovendo il check, alla cartella e ai documenti in essa contenuti non sarà applicata alcuna sicurezza.
Check pubblica: funzionalità per pubblicare (rendere accessibile) una cartella ed i documenti in essa memorizzati in modo diretto, consentendo di esporre i file via web e rendendoli accessibili tramite un hyperlink.
Se viene creato un file all'interno di una cartella con check Pubblica attivo, il file per default è pubblico.
Se, a livello di cartella, viene modificato il check, viene visualizzato un messaggio che richiede all'utente se applicare la modifica anche a tutti i file e le sottocartelle.
Nelle proprietà comuni che possono essere selezionate in presenza di selezione multipla di cartelle (o di documenti), non è possibile abilitare la proprietà "Pubblica".
L'applicazione di sicurezze specifiche su una cartella o documento memorizzato in una cartella, contenuta in una cartella padre riservata, serve per "raffinare" le sicurezze presenti (es. sulla cartella padre "Amministrazione", è definito l'accesso per un gruppo, ma sulla sottocartella "Disdette" si desidera negare l'accesso ad un determinato utente appartenente a quello stesso gruppo).
Se l'utente dispone dei permessi sul documento ma non dispone dei permessi sulla cartella ove questo è contenuto, il documento non sarà accessibile dalla treeview di navigazione, ma sarà accessibile dalle funzioni di Ricerca, dai gadget documentali eventualmente predisposti nella Mydesk e in tutte le schede/gestioni che consentono di accedere ai documenti allegati.
Permessi cartella
In questo TAB, visibile solo se disattivo il check Eredita da cartella e attivo il check Riservato, sono riportati i gruppi/utenti su cui sono definite delle credenziali di accesso. Notare che saranno sempre inseriti due record nei permessi: quello relativo all'utente "Admin" (supervisore del sistema) e il "creatore" della cartella, entrambi con il set di sicurezze valorizzate a "SI" (quelle relative ad Admin non saranno modificabili). Ciò per garantire sempre, anche per l'amministratore di sistema, il reperimento delle cartelle archiviate.
Permessi file
In questo TAB, visibile solo se disattivo il check Eredita da cartella e attivo il check Riservato, sono riportati i gruppi/utenti su cui sono definite delle credenziali di accesso. Notare che saranno sempre inseriti due record nei permessi: quello relativo all'utente "Admin" (supervisore del sistema) e il "creatore" del documento, entrambi con il set di sicurezze valorizzate a "SI" (quelle relative ad Admin non saranno modificabili). Ciò per garantire sempre, anche per l'amministratore di sistema, il reperimento dei documenti archiviati.