Vediamo in dettaglio i principali campi presenti all'interno della gestione protocollo.
Riferimenti Protocollo: ogni protocollo assume un numero di registrazione (numero a solo uso interno) progressivo e univoco indipendentemente dal tipo di protocollo e dal registro selezionato. Sino a quando il protocollo non sarà memorizzato, quello evidenziato nel rettangolo in alto è il numero assegnabile, ma ricordiamo che in presenza di multiutenza, il protocollo definitivo sarà quello effettivamente assegnato e proposto all'utente dopo la memorizzazione.
Registro Protocollo: è possibile scegliere tra i registri che sono stati creati all'interno dell'azienda di portale ove si opera
Provvisorio: quando è attivo, al record non viene assegnato nessun numero di protocollo e possono essere eseguite tutte le operazioni di variazione/eliminazione.
Num. documenti: consente di specificare di quanti allegati (documenti) si compone il protocollo, in base al numero impostato, nel dettaglio sottostante saranno creati gli equivalenti record con una descrizione di default che l'utente potrà modificare. Per ogni documento è possibile specificare il numero di pagine di cui si compone.
Documenti elettronici: se attivo, il protocollo necessita di avere documenti elettronici (upload o acquisizione da scanner) associati; se disattivo significa che i documenti descritti sono stati archiviati solo in formato cartaceo.
Le azioni disponibili sul dettaglio allegati, se attivato il check documenti elettronici sono le seguenti:
Hyperlink: sul file è abilitato il collegamento per l'apertura del documento
Associa: consente di richiamare la gestione di selezione documento
Disassocia: consente di rimuovere l'associazione del documento al protocollo
Accedi alla gestione: consente di richiamare la gestione del documento per procedere alla sua completa classificazione
Info documento: consente di aprire il layer del record per prendere visione delle informazione aggiuntive
Si ricorda che la modifica del record di protocollo è consentita solo se è in stato provvisorio o se è stata impostata la proprietà di modifica al'interno del registro di protocollo di appartenenza.
Per la descrizione della procedura di acquisizione da scanner si rimanda alla relativa sezione.
Nella gestione protocollo sono disponibile due modalità di acquisizione:
Modalità IMMEDIATA (la stessa predisposta nella gestione documentale), l'utente ha la possibilità di specificare se il controllo sul numero di documenti acquisiti deve essere fatto tramite il foglio separatore o tramite il numero delle pagine (quelle indicate nel dettaglio allegati)
Il foglio separatore, è un particolare foglio su cui è stampato in formato Codice a barre l'istruzione di fine documento (e di conseguenza l'inizio di un nuovo documento nel foglio successivo). In questo caso saranno creati enne documenti elettronici ognuno composto dalle proprie pagine.
La stampa del foglio separatore può essere eseguita da Stampa -> Separatore dal menù operativo della Vista documenti.
Utilizzando Il numero di pagine la procedura è in grado "spezzare" i vari documenti in base al numero di pagine indicate accanto ad ogni singolo file da acquisire.
Indicando 2 pagine significa l'acquisizione di 2 facciate che possono essere anche dello stesso foglio se lo scanner è abilitato al fronte/retro. Gli scanner abilitati al fronte/retro solitamente hanno anche un'opzione (tolleranza di presenza caratteri) per poter escludere le pagine totalmente bianche.
I documenti acquisiti saranno inseriti all'interno dell'archivio documentale e resi visibili nel dettaglio allegati per una loro eventuale completa classificazione.
Modalità DIFFERITA, ovvero l'utente in una prima fase inserisce i dati del protocollo, i dati del dettaglio allegati (numero ed eventualmente numero pagine di ciascuno), ed i parametri per la modalità di acquisizione. In questa fase non vengono associati documenti dato che l'acquisizione da scanner avverrà in un momento successivo. Al salvataggio del record sarà proposta una maschera riepilogativa con la possibilità di stampare la Pagina di frontespizio o di una etichetta (non disponibile nella versione 2.0)
La pagina di frontespizio è un particolare foglio su cui è stampato in formato Codice a barre i riferimenti del protocollo, il numero di allegati di cui si compone e la modalità con cui deve essere verificato il fine documento (foglio separatore o numero pagine)
Mittente
I campi sono condizionati dal valore impostato all'interno della combo Protocollo in...
se Ingresso è possibile selezionare una qualsiasi azienda e/o persona presente all'interno dell'archivio anagrafico
se Uscita o Interno viene proposta l'azienda di portale ed è possibile inserire un gruppo organizzativo o di condivisione e/o una persona di riferimento; se è impostato il gruppo, lo zoom sulle persone proporrà solo quelle appartenenti al gruppo.
Sul campo gruppo è abilitata la selezione tramite elenco standard o tramite TreeView riportante l'albero dei gruppi descrittivi/organizzativi e di condivisione e i relativi membri.
Destinatari
Il campo è condizionato dal valore impostato all'interno della combo Protocollo in...
se Ingresso o Interno viene proposta l'azienda di portale ed è possibile inserire un gruppo organizzativo o di condivisione e/o una persona di riferimento; se è impostato il gruppo, lo zoom sulle persone proporrà solo quelle appartenenti al gruppo.
Sul campo gruppo è abilitata la selezione tramite elenco standard o tramite TreeView riportante l'albero dei gruppi descrittivi/organizzativi e di condivisione e i relativi membri.
Oltre a specificare i destinatari, è possibile indicare nella colonna apposita anche il tipo di inoltro "A"(per competenza) "CC" (per conoscenza).
I documenti associati al protocollo saranno resi visibile ai rispettivi destinatari indicati o, nel caso di indicazione solo del gruppo, ai rispettivi membri, tramite appositi gadget Documenti in Evidenza o Scrivania Documenti nell'ambito delle rispettive Mydesk.
se Uscita è possibile selezionare una qualsiasi azienda e/o persona presente all'interno dell'archivio anagrafico.
La modalità di inoltro documenti alla scrivania dei destinatari sa basa sulle regole applicate all'ambito collaborativo, selezionando un gruppo indipendentemente dalla tipologia (descrittivo o organizzativo o di condivisione) vengono sempre visualizzate le persone legate direttamente al gruppo (riconoscibili dalla presenza accanto al nome dell'icona 
) e quelle legate ai gruppi figli.