L'area di lavoro che si presenta all'utente consente di prendere visione dei propri impegni in termini di attività e appuntamenti e di tutto ciò che coinvolge l’azienda in ambito collaborativo. Il principale, ma non unico, punto di consultazione è l’Agenda, strutturata a sezioni (rappresentata nel disegno qui sotto) dove ogni voce di agenda viene rappresentata con attributi di visualizzazione e con un menù operativo in alto per eseguire le principali operazioni.
Sezioni
Vediamo nel dettaglio cosa riportano e cosa consentono di fare le varie sezioni
Sezione 1 - Agenda
E' la sezione principale, mette in evidenza l'agenda nella modalità predefinita dall’utente (Giornaliera 1 – 5 – 7 Giorni o Mensile); per modificare la visualizzazione "al volo", l'utente può agire sulla toolbar in alto 
; se si desidera impostare la visualizzazione desiderata come default, occorre agire nelle impostazioni personali. La sezione riporta le voci di agenda di classe Appuntamento associate ai calendari che l'utente ha deciso di visualizzare.
Ogni appuntamento sarà rappresentato nella colorazione del calendario di appartenenza. Se un appuntamento è associato a più calendari, questo potrebbe essere riportato più volte in base alla valorizzazione del Check mostra le voci su ogni calendario (presente nella sezione sidebar) ognuno con la colorazione del calendario associato.
Per escludere dalla visualizzazione degli appuntamenti, le voci a cui l'utente non partecipa, agire sul Check mostra le voci a cui non partecipo.
Ogni appuntamento viene rappresentato con determinati attributi di visualizzazione (vedi sotto)
Nella visualizzazione 1-5-7 giorni sono disponibili le seguenti azioni operative:
Visualizzazione appuntamento: Posizionandosi con il mouse sulla voce viene aperto un ”balloon” (mouseoverviene aperto e chiuso quando con il mouse si lascia la zona di occupazione della voce; con un click viene aperto e resta aperto sino al successivo click o tramite chiusuare sulla ”x” del balloon stesso) riportante alcune informazioni di riepilogo
Nuovo appuntamento: direttamente sull'agenda è possibile creare un appuntamento (oltre che attraverso l'apposita funzione presente nel menù operativo); è sufficiente selezionare con il mouse l’insieme delle celle corrispondenti alla durata dell’appuntamento, tenere premuto il tasto del mouse per almeno 500ms, e apparirà la gestione standard di caricamento.
Sposta appuntamento: sul bordo superiore a destra, in prossimità del ”pallino colorato”, il mouse assume la forma di un ”mirino” e in questo modo si abilita il drag&drop per spostare l’evento ad altra ora o giorno.
Modifica durata appuntamento: sul bordo inferiore quando il mouse assume la forma di una ”freccia bidirezionale” è attivo la modifica della durata dell’evento mediante restringimento o allargamento del box stesso.
Modifica appuntamento: fare clic sull'appuntamento e sul "fumetto" che si apre premere l'hyperlink visualizza dettagli evento.
Sezione 2 - Attività
La sezione consente di prendere visione delle voci di agenda di classe Attività (cose da fare) ad andamento temporale. Questa sezione NON è disponibile nella visualizzazione Agenda a 31 giorni.
Ogni attività sarà rappresentato nella colorazione del calendario di appartenenza. Se un'attività è associata a più calendari, questa potrebbe essere riportata più volte in base alla valorizzazione del Check mostra le voci su ogni calendario (presente nella sezione sidebar) ognuna con la colorazione del calendario associato.
Per escludere dalla visualizzazione delle attività, le voci a cui l'utente non partecipa, agire sul Check mostra le voci a cui non partecipo (presente nella sezione sidebar).
Ogni attività viene rappresentato con determinati attributi di visualizzazione (vedi sotto)
Nella visualizzazione 1-5-7 giorni sono disponibili le seguenti azioni operative:
Visualizzazione attività: Posizionandosi con il mouse sulla voce viene aperto un ”balloon” (mouseover viene aperto e chiuso quando con il mouse si lascia la zona di occupazione della voce; con un click viene aperto e resta aperto sino al successivo click o tramite chiusuare sulla ”x” del balloon stesso) riportante alcune informazioni di riepilogo
Modifica attività: fare clic sull'attività e sul "fumetto" che si apre premere l'hyperlink visualizza dettagli evento.
Sezione 3 - Calendarietto
In questa sezione viene data visibilità del mese corrente con indicazione dei giorni (attributo grassetto) che contengono voci di agenda di classe Appuntamento. I giorni evidenziati sono quelli in cui sono presenti appuntamenti associati ai calendari che sono selezionati nella sezione Miei calendari e Altri calendari. E’ possibile scorrere i mesi o selezionarne uno in particolare tramite l’hyperlink predisposto sul mese stesso o allo stesso modo selezionare un anno particolare tramite l’hyperlink predisposto sull’anno corrente. Per tornare alla data odierna premere sull'hyperlink oggi è il .....
Sezione 3 - Miei calendari
In questa sezione viene data la possibilità all’utente di :
Selezionare / Deselezionare la visualizzazione degli appuntamenti/attività che appartengono al calendario
Creare nuovi calendari personali con possibilità di condividere con altri utenti o gruppi di utenti
Accedere alla gestione di un calendario esistente
Modificare il colore di rappresentazione degli appuntamenti appartenenti a quel calendario (tramite l’hyperlink presente sul box colorato accanto alla descrizione)
Ricordiamo che tra i miei calendari, sarà sempre visibile il proprio calendario personale al quale saranno sempre associate voci di agenda in cui l'utente è coinvolto o come organizzatore o come partecipante.
Sezione 3 - Altri calendari
In questa sezione viene data la possibilità all’utente di :
Selezionare / Deselezionare la visualizzazione degli appuntamenti/attività che appartengono al calendario
Aggiungere alla propria lista altri calendari a cui l’utente può accedere
Rimuovere associazione ad altri calendari
Accedere alla gestione della condivisione di un calendario esistente se si dispone del permesso specifico
Modificare il colore di rappresentazione degli appuntamenti appartenenti a quel calendario (tramite l’hyperlink presente sul box colorato accanto alla descrizione)
Ricordiamo che eventuali calendari Obsoleti o su cui non si dispone più l’accesso, saranno evidenziati con la descrizione barrata.
Sezione 3 - Shortcuts
In questa sezione è possibile richiamare visualizzazioni alternative degli appuntamenti e delle attività.
Elenco appuntamenti / Elenco attività: viene richiamata la vista ad elenco
Elenco appuntamenti / Elenco attività del periodo: viene richiamata la vista ad elenco con già impostato il filtro data sul periodo selezionato in agenda
Come abbiamo visto, gli appuntamenti e le attività, visualizzate in agenda, sono riconoscibili in base al colore del calendario di appartenenza, vediamo in dettaglio quali altri attributi visivi sono disponibili:
Per appuntamenti
Contenuto balloon
Posizionandosi con il mouse sulla voce viene aperto un ”balloon” (mouseover viene aperto e chiuso quando con il mouse si lascia la zona di occupazione della voce; con un click viene aperto e resta aperto sino al successivo click o tramite chiusura sulla ”x” del balloon stesso) riportante alcune informazioni di riepilogo:
Riferimento data e orario
Luogo
Stato
Priorità
Tipo Privacy
Voce di agenda
Elenco Partecipanti
Elenco Risorse
Note
Hyperlink per poter accedere alla visualizzazione/modifica dei dati.
Font partecipanti
All'interno del ”balloon” l'elenco dei Partecipanti viene riportato nella seguente modalità :
quelli con partecipazione necessaria in font normale;
quelli con partecipazione gradita con font italico/corsivo
quelli con partecipazione per conoscenza non appaiono
L'organizzatore (se Partecipante) è sempre il primo che appare, poi a seguire partecipante1; partecipante2;…
Pallino colorato
Il pallino sul bordo superiore a destra del titolo, può assumere la seguente colorazione diversificata:
Grigio se accettazione non richiesta o non necessaria
Giallo se appuntamento da svolgere in qualità di partecipante con stato richiesta accettazione ”non deciso” o ”da accettare”
Verde se appuntamento da svolgere in qualità di partecipante con stato richiesta accettazione ”accetto”
Rosso se appuntamento da svolgere in qualità di partecipante con stato richiesta accettazione ”Non accetto”
Titolo voce sul box rappresentativo dell’appuntamento
Potrebbe assumere:
font corsivo per stato appuntamento Bozza (visibile solo all’organizzatore/creatore) o Provvisorio (visibile all’organizzatore/creatore e ai partecipanti), oltre al titolo anche il testo viene evidenziato con font corsivo con uno stile di sfondo in trasparenza
font barrato per stato appuntamento Annullato
font normale per stato appuntamento confermato
Privacy
In base alla Privacy definita nella gestione dall’organizzatore/creatore, l’appuntamento sarà:
Visibile, visualizzazione standard in cui l’appuntamento è visibile a tutti in modalità completa (accesso in interrogazione consentito) a chi ha accesso al calendario (personale o riservato o pubblico) in cui è presente l’appuntamento.
Visibile senza dettaglio, l’appuntamento a chi non partecipa è visibile in forma ridotta, non consentito accesso in modalità interrogazione e nel balloon vengono riportate solo info di oggetto e data/ora; mentre a chi partecipa resta salvaguardata la visualizzazione standard.
Riservato, L’utente non organizzatore/creatore/partecipante NON vede la voce in agenda.
Per Attività
Contenuto balloon
Posizionandosi con il mouse sulla voce viene aperto un ”balloon” (mouseover viene aperto e chiuso quando con il mouse si lascia la zona di occupazione della voce; con un click viene aperto e resta aperto sino al successivo click o tramite chiusura sulla ”x” del balloon stesso) riportante alcune informazioni di riepilogo:
Riferimento data e orario
Luogo
Stato
Tipo Privacy
Elenco Partecipanti
Elenco Risorse
Note
Stato Consuntivazione % globale, quella presente sul ”gantt” (barra temporale dell'attività) è quella relativa al partecipante
Hyperlink per poter accedere alla visualizzazione/modifica dei dati.
Pallino colorato
Il pallino sul bordo superiore a destra del titolo, può assumere la seguente colorazione diversificata:
Grigio se accettazione non richiesta o non necessaria
Giallo se attività da svolgere in qualità di partecipante con stato richiesta accettazione ”non deciso” o ”da accettare”
Verde se attività da svolgere in qualità di partecipante con stato richiesta accettazione ”accetto”
Rosso se attività da svolgere in qualità di partecipante con stato richiesta accettazione ”Non accetto”
Titolo voce sul box rappresentativo dell’attività
Il titolo sul box rappresentativo dell’attività potrebbe assumere:
font corsivo per stato appuntamento Bozza (visibile solo all’organizzatore/creatore) o Provvisorio (visibile all’organizzatore/creatore e ai partecipanti) con uno stile di sfondo in trasparenza
font barrato per stato appuntamento Annullato
font normale per stato appuntamento confermato
Privacy
In base alla Privacy definita nella gestione dall’organizzatore/creatore, l’attività sarà:
Visibile, visualizzazione standard in cui l’attività è visibile a tutti in modalità completa (accesso in interrogazione consentito) a chi ha accesso al calendario (personale o riservato o pubblico) in cui è presente l’attività.
Visibile senza dettaglio, l’attività a chi non è assegnata è visibile in forma ridotta, non consentito accesso in modalità interrogazione e nel balloon vengono riportate solo info di oggetto e data/ora; mentre a chi è assegnata resta salvaguardata la visualizzazione standard.
Riservato, L’utente non organizzatore/creatore/partecipante NON vede la voce in agenda.
Menù operativo
In alto è disponibile un menù operativo per richiamare le operazioni principali dell'area collaborativa-agenda ovvero:
Nuovo - Appuntamento : Consente di accedere alla gestione dei dati dell'appuntamento
Nuova - Attività : Consente di accedere alla gestione dei dati dell'attività
Impostazioni personali : Consente di richiamare le impostazioni personali dell'utente ove inserire dati propositivi in fase di gestione agenda
Aggiorna : Consente di eseguire il refresh della pagina
L'agenda non è l’unico ingresso per la visualizzazione delle voci di agenda, in quanto saranno disponibili:
visualizzazione ad elenco sia degli appuntamenti che delle attività con filtri/selezioni di ricerca, attualmente sono disponibili 4 tab riportanti:
visualizzazione planning, ove si ottiene la visione sintetica in forma grafica dell'occupazione di ogni partecipante (a prescindere dai calendari) in base alle voci inserite.
visualizzazione in Mydesk tramite portlet specifici e autoconfigurabili
visualizzazione in area contatti/rapporti per le voci targettizzate (sono le attività e appuntamenti effettuate su uno specifico target, es. un’azienda, una persona, un cliente; sono accessibili attraverso la scheda di quell’azienda, persona, cliente). Le voci saranno visibili all’utente che consulta la scheda secondo i criteri di accesso predisposti in ambito Agenda, tenendo conto quindi se è Partecipante/Assegnatario o se la voce è associata a un calendario a cui può accedere e in base al livello di privacy.
visualizzazione delle voci come step di un processo
visualizzazione in sidebar (spalla sinistra) per Appuntamenti di oggi e Attività da fare (elenco attività in corso o che iniziano oggi) con informazioni ridotte e hyperlink per richiamare la visualizzazione dei dati completi. Questi visualizzatore sono indipendenti dalla impostazioni personali relativamente alle voci Rifiutate / Annullate nel senso che queste NON verranno MAI visualizzate.
Stampe di appuntamenti e attività ad elenco con filtri impostabili dall'utente (Non disponibile nella versione Beta)