La gestione voce di agenda consente di creare sia voci di agenda di classe appuntamento che di classe attività. È possibile pianificare l'utilizzo di risorse condivise (aule, mezzi di trasporto o di comunicazione) necessarie per lo svolgimento dell'evento e richiedere la presenza di altri partecipanti verificandone la relativa disponibilità.
Ogni voce di agenda consente di gestire un insieme di soggetti che avranno funzioni e accessi diversificati in base alla partecipazione indicata. Consulta la pagina soggetti per i dettagli necessari.
Nuovo Appuntamento
Ricordiamo che per le voci di agenda di classe appuntamento, la creazione è disponibile anche in modalità "Rapida" direttamente sull’agenda selezionando con il mouse l’insieme delle celle corrispondenti alla durata dell’appuntamento. Riportiamo qui di seguito la spiegazione dei principali campi presenti:
Dati generali
Oggetto: consente di specificare l'oggetto dell'evento.
Voce di agenda: specifica che tipo di appuntamento si tratta, (ricordiamo che alcune di queste potrebbero condizionare la visualizzazione di alcuni TAB / sezioni sulla maschera di gestione) l’elenco mostra solo le voci con classe appuntamento.
Data/Ora Inizio: imposta data e ora di inizio dell'evento.
Data/Ora Fine: imposta data e ora di fine dell'evento.
Durata: se specificata consente di calcolare automaticamente la data/ora di fine
Giornata Intera: attivando questo check si determina che l'impegno si protrarrà per tutta la giornata; in questo modo i campi relativi a Data/Ora di Inizio e Fine perdono il loro significato e, nell'agenda sarà visionata impegnata tutta la giornata.
Luogo: permette di specificare il luogo dove si terrà l'appuntamento/riunione.
Calendario: è il calendario di default a cui verrà associata la voce di agenda. La scelta sarà possibile tra tutti i calendari a cui l’utente ha accesso in scrittura. L’utente può anche definire manualmente l’associazione ad ulteriori calendari tramite il pulsante, oppure la stessa voce di agenda potrebbe avere un elenco di ulteriori calendari già predefiniti.
Se l'utente organizzatore è diverso dal creatore, quest'ultimo potrà inserire l’appuntamento solo su calendari a cui organizzatore e creatore (entrambi) hanno accesso in scrittura.
Organizzatore: determina l'utente che ha previsto l'organizzazione dell'appuntamento. Accanto viene specificata il tipo di partecipazione (vedi sotto)
Note: Campo libero descrittivo
Proprietà
Privacy: permette di definire la riservatezza dei dati:
Visibile: l’appuntamento potrà essere visibile in modo completo da tutti i partecipanti e da coloro che hanno accesso al calendario a cui è associato
Visibile senza dettaglio: l’appuntamento potrà essere visibile in modo completo da tutti i partecipanti, mentre da coloro che hanno accesso al calendario a cui è associato, saranno visualizzate solo informazioni limitate (oggetto+data+ora, eventuali altre informazioni, se disponibili alla consultazione, saranno mascherate apponendo degli asterischi ” ****** ” al posto del dato.
Riservato: l’appuntamento potrà essere visibile in modo completo da tutti i partecipanti, mentre da coloro che comunque hanno accesso al calendario a cui è associato NON sarà visualizzato l’appuntamento. Solitamente sono impegni che non riguardano la sfera lavorativa (anche come orario), ad esempio: ore 20.00 Cena con amici – Domenica 22 ore 10.00 partenza per le vacanze.
In base alla destinazione del TASK su Calendario di default, la combo si valorizza in automatico:
Riservato, se destinazione appuntamento Calendario Privato
Visibile, se destinazione appuntamento Calidario Personale o Pubblico
Stato: determina lo stato dell'evento. La scelta prevede:
Bozza, definisce l’appuntamento come bozza, quindi non ancora visibile a eventuali partecipanti, ma disponibile solo per il creatore/organizzatore
Provvisorio, il task viene comunque esploso per i partecipanti ma non sarà considerato nel calcolo delle ore libere dei partecipanti o delle risorse
Confermato, è lo stato di default
Annullato, task annullato dal Creatore o Organizzatore (in base alle impostazioni personali di agenda, in questo stato l’appuntamento potrebbe non essere visibile all’interno del calendario).
Priorità: determina la priorità dell'appuntamento. La scelta prevede:
Bassa
Normale (non riporta alcun simbolo)
Alta
Check invia notifiche ai partecipanti: se attivo permette di notificare la partecipazione ad un appuntamento all'utente identificato come Partecipante
Check riceve notifiche dai partecipanti: se attivo permette di ricevere la notifica di Accettazione/Rifiuto.
La visualizzazione della Notifica avviene tramite l'apertura di una finestra oppure tramite sms o email in base alle proprie impostazioni nei parametri personali. All'interno della notifica saranno presenti i dati identificativi dell’appuntamento ed eventualmente l'hyperlink per accedere alla gestione ed esprimere la scelta dell'eventuale accettazione.
Check attiva periodicità: attivando questo check si imposta la ripetizione dell'appuntamento, il tipo di periodicità viene impostato all’interno del relativo Tab che si renderà visibile.
Opzioni personali
Sono dati personali dell’organizzatore (ogni partecipante avrà le proprie opzioni personali)
Mostrami come: consente all’utente di definire se nel periodo della durata dell’appuntamento deve essere considerato come occupato o libero per eventuali altri impegni. Tale informazione viene considerata nelle funzioni di ricerca ore libere (per maggiori dettagli vedi controllo occupazione)
Check Promemoria Data/Ora: attivando il check si attiva la funzione di Promemoria e l’utente può scegliere tra:
Minuti, Ore, Giorni o Settimane
il: il promemoria si attiverà alla data e ora impostata
Note Personali: Consente di inserire delle annotazioni visualizzabili e gestibili solo dall’utente partecipante.
Il promemoria "calcolato" (in base al parametro inserito) per potersi attivare, deve essere valorizzato comunque in un periodo (data o ora) successivo a quello corrente.
Partecipanti
Tramite questo Tab è possibile determinare le persone che si vogliono coinvolgere nell'evento. Permette di gestire i seguenti campi:
Accettazione: consiste nel richiedere ai Partecipanti l'accettazione o il rifiuto dell'evento al quale sono stati "invitati". La combo potrà avere i seguenti valori:
Richiesta in questo caso i Partecipanti in Agenda accederanno all’appuntamento e indicheranno la loro scelta. L’organizzatore prenderà atto delle loro scelte all’interno del resoconto
Non Richiesta in questo caso l'appuntamento si considera accettato da eventuali partecipanti
Presa in carico in questo caso (disponibile solo per le attività) i partecipanti inseriti visualizzano l'evento ed hanno la possibilità di indicare la loro scelta, come per l'accettazione di tipo "richiesta", con la differenza che al primo utente che accetta l'attività (la prende in carico), questa non viene più visualizzata agli altri utenti.
Per il partecipante, al momento dell’accettazione o meno, scatteranno le funzioni di controllo sovrapposizione appuntamenti.
Seleziona da: in base al valore impostato sarà proposto l’elenco di:
Tutti, consente di visualizzare l’elenco completo delle persone
Interni, consente di visualizzare l’elenco delle persone associate all’azienda selezionata in fase di login
Gruppi, consente di visualizzare l’elenco dei gruppi organizzativi/descrittivi e di condivisione. Al salvataggio, sarà creato per ogni membro il proprio appuntamento
Tipo Partecipazione: per ogni Partecipante si determina il Tipo di Partecipazione:
Necessaria: la presenza del partecipante è necessaria
Gradita: la presenza del partecipante NON è necessaria
Per Conoscenza: l’appuntamento sarà comunque evidenziato in agenda al partecipante il quale valuterà se partecipare o meno (se accettazione richiesta)
Solo notifica: al partecipante sarà solo notificata la creazione dell'appuntamento e ne potrà prendere visione tramite i propri parametri di notifica impostati (applicazione, email, sms)
Visualizza stato occupazione: consente di visualizzare, per il periodo indicato nei dati generali, una situazione di sintesi dell’occupazione dell’elenco dei partecipanti inseriti
Risorse
Si possono impostare le Risorse che devono essere impiegate per lo svolgimento di un appuntamento.
Le risorse selezionabili sono quelle a cui l'organizzatore ha accesso oppure quelle a cui ha accesso l'eventuale assegnatario indicato nell'apposito campo.
Il tab Risorse, permette di gestire i seguenti campi:
Data/Ora Inizio Utilizzo: determinata data/ora di inizio utilizzo della Risorsa.
Data/Ora Fine Utilizzo: determina data/ora di fine utilizzo della Risorsa.
La Risorsa può essere prenotata al di fuori dell'orario indicato nell’appuntamento.
Tipo Risorsa: consente di specificare il tipo di risorsa che verrà utilizzata per l'attuazione di questo evento (automezzo, aula, cellulare) (per aggiungere nuovi tipi di risorse basta andare in agenda --> impostazioni --> tipo risorse).
Risorsa: consente di specificare nel dettaglio la risorsa utilizzata. L’elenco è già filtrato in base alla disponibilità della risorsa nel periodo indicato e a quelli a cui l'utente creatore ha accesso.
Assegnata a: specificando l'utente assegnatario (di default è valorizzato a organizzatore) sarà possibile selezionare una tra le risorse a cui tale utente ha accesso.
Visualizza stato occupazione: consente di visualizzare, per il periodo indicato nei dati generali, una situazione di sintesi dell’occupazione (impegno) dell’elenco delle risorse inserite.
Target
Tramite questo elenco è possibile specificare se l'appuntamento viene richiesto/eseguito per un determinato Contatto (Persona o Azienda); per un Rapporto (Cliente, Fornitore, Agente, Vettore, Dipendente); per una Commessa; per una Opportunità di vendita, ecc. In questo caso l’appuntamento sarà anche visibile all’interno della vista Persona o Azienda o Cliente o Fornitore, ecc.
Le voci saranno visibili all’utente che consulta la scheda secondo i criteri di accesso predisposti in ambito Agenda, tenendo conto quindi se è Partecipante/Assegnatario o se la voce è associata a un calendario a cui può accedere e in base al livello di privacy.
All’interno di questo elenco può essere inserito anche l’eventuale Richiedente (per conto di...): ovvero l'utente che ha richiesto lo svolgimento di questo appuntamento. Può essere una qualsiasi persona interna/esterna all’azienda.
Se è stato definito un URL sulla tabella dei Target, sarà disponibile un hyperlink per richiamare la scheda della persona, azienda, ecc. della riga corrente.
Periodicità
Per eventi che devono ripetersi con una determinata cadenza, è possibile impostare i parametri per gestire la periodicità.
La periodicità di un evento viene protratta fino ad un max di 99 ricorrenze. Il TAB si attiva se nella maschera Dati Generali è valorizzato il check Attiva Periodicità. Permette di gestire i seguenti campi:
Tipo Periodicità: si determina il tipo di periodicità che deve essere assegnata all'evento. La scelta ricade tra: Giornaliera, Settimanale, Mensile, Annuale, Libera.
Selezionando il tipo di periodicità, nella sezione "Intervallo generazione ricorrenze" si attiva l'icona 
che permette l'esplosione delle ricorrenze in automatico, mantenendo comunque la possibilità di modifica manuale.
Frequenza Periodicità: è possibile determinare la frequenza dell'evento che può essere espressa in base a ciò che è stato inserito nel campo Tipo Periodicità.
Intervallo generazione ricorrenze (Numero ricorrenze - Inizia dal - Termina entro il): consente di impostare un numero di ricorrenze e la data di inizio per la generazione della ricorrenza e la data di fine (calcolata in automatico se valorizzato il campo numero) per il termine della generazione della ricorrenza.
Le ricorrenze non sono il numero di record che vengono generati (anche se i due valori possono coincidere) bensì per quante volte devono essere elaborati i filtri impostati (giorni, settimane....) tenendo conto che gli estremi delle date di inizio e fine intervallo periodicità sono considerati validi.
Periodicità Libera: questa gestione si attiva solo se si è scelto come Tipo Periodicità LIBERA e, consente di indicare Data e Ora Inizio/Fine del periodo di esecuzione dell'evento, se indicato un numero massimo di ricorrenze, il dettaglio deve contenere un numero equivalente di intervalli.
Per distinguere gli appuntamenti scaturiti dall'attivazione della periodicità, si usa una terminologia differente; con il termine Padre si vuole identificare l'evento di creazione che ha generato la periodicità, mentre con il termine Ricorrenza si identificano tutti gli eventi scaturiti. Tale distinzione viene fatta in quanto deve essere consentito di poter modificare / cancellare il singolo evento o quello padre e di conseguenza aggiornare tutti i suoi derivati successivi alla data odierna.
Quando si richiama una ricorrenza, se l’utente è Creatore/Organizzatore, verrà proposta una maschera di selezione per poter accedere alla gestione Padre o alla Ricorrenza.
Quando si modifica una voce padre viene eseguito l’aggiornamento di tutte le ricorrenze in base al seguente principio:
Se trattasi di appuntamento verranno aggiornati tutti gli appuntamenti a partire dalla data odierna in avanti, quindi eventuali ricorrenze presenti a data antecedente non saranno modificate e saranno dissociate dalla voce padre; allo stesso modo la cancellazione di una voce periodica agirà solo sulle ricorrenze "future", quelle passate resteranno in archivio.
Se trattasi di attività verranno aggiornati tutti le attività a partire dalla data odierna in avanti a patto che lo stato di consuntivazione sia da iniziare, quindi eventuali ricorrenze presenti a data antecedente o a data successiva ma con stato avanzamento diverso da iniziare, non saranno modificate e saranno dissociate dalla voce padre; allo stesso modo la cancellazione di una voce periodica agirà solo sulle ricorrenze "future" con stato avanzamento diverso da iniziare.
Fare attenzione alla data di partenza delle voci periodiche, essa dovrebbe essere sempre impostata a data odierna o data successiva; se è impostata una data antecedente, saranno comunque create ricorrenze a date già trascorse in aggiunta a quelle che sono state dissociate dal padre.
Nuova Attività
Riportiamo qui di seguito la spiegazione dei principali campi presenti:
Dati generali
E’ simile a quello dell’appuntamento, si differenzia per :
Voce di agenda: specifica che tipo di attività si tratta, (ricordiamo che alcune di queste potrebbero condizionare la visualizzazione di alcuni TAB / Sezioni sulla maschera di gestione), l’elenco mostra solo le voci con classe attività.
Situazione
Tipo avanzamento: consente all’organizzatore di specificare il tipo di avanzamento a cui è sottoposta l’attività:
Automatico: l’avanzamento e la percentuale di completamento dell’attività sarà determinata in automatico in base alle ”dichiarazioni dei partecipanti”
Manuale: l’avanzamento e la percentuale dell’attività sarà aggiornata manualmente dall’organizzatore
Avanzamento: attivo solo se il valore del punto precedente è posto a "Manuale" e consente all’organizzatore di specificare lo stato di avanzamento:
Da iniziare
In corso
Completata (se il tipo avanzamento automatico e/o la % completamento è 100% => lo stato avanzamento viene messo automaticamente a 'Completata')
% avanzamento globale: nel caso di avanzamento automatico, al salvataggio di un consuntivo di un partecipante viene aggiornata la % completamento usando il valore medio.
Queste informazioni sono dell’attività complessiva e saranno influenzati dalla consuntivazione di tutti i partecipanti inseriti in elenco.
Dettaglio prestazioni (solo se presente modulo Attività e servizi)
Configurazione delle informazioni necessarie all'utilizzo del modulo attività e servizi (vedi voce di agenda).
Opzioni personali
Sono dati personali dell’organizzatore (ogni partecipante avrà le proprie opzioni personali). Consente di impostare il proprio stato di avanzamento dell'attività. Quindi sul Tab Generale sono disponibili quelli Globali (se il partecipante è uno solo solitamente coincidono) e possono essere aggiornati automaticamente dalla procedura in base alle "dichiarazioni" dei vari partecipanti.
Permette di gestire i seguenti campi:
Mostrami come: consente all’utente di definire se nel periodo della durata dell’attività deve essere considerato occupato o libero per eventuali altri impegni. Tale informazione viene considerata nelle funzioni di ricerca ore libere (per maggiori dettagli vedi controllo occupazione).
Check Promemoria Data/Ora: attivando il check si attiva la funzione di Promemoria e l’utente può scegliere tra:
Minuti, Ore, Giorni o Settimane
il: il promemoria si attiverà alla data e ora impostata
Note Personali: campo note personali.
Avanzamento: consente all’organizzatore di specificare lo stato del proprio avanzamento:
Da iniziare
In corso
Completata (se la % completamento è 100% => lo stato avanzamento viene messo automaticamente a 'Completata')
Sospesa significa che il partecipante sospende provvisoriamente o definitivamente il suo lavoro sull'attività
Data/Ora Inizio: impostare data/ora di inizio dell'attività.
Data/Ora Fine: impostare data/ora di fine dell'attività.
Durata Effettiva: permette di impostare la durata effettiva del tempo impiegato per lo svolgimento dell'attività.
Check presa in carico: visibile solo se l'attività è stata inserita con tipo accettazione presa in carico e se tipo partecipazione organizzatore diversa da non necessaria; consente all'organizzatore di prendere in carico l'attività "assolvendo" dal compito altri eventuali partecipanti.
Partecipanti
E’ simile a quello dell’appuntamento, si differenzia per il fatto che la partecipazione assume due soli valori: assegnata o per conoscenza.
Tipo accettazione: presenta un valore in più rispetto a quello dell’appuntamento :
Presa in carico, permette di assegnare l'attività a più partecipanti ma SOLO un utente dovrà completarla.
Sulla gestione accessibile dal Creatore/Organizzatore è evidenziata una label riportante il nome di chi ha preso in carico l’attività. Per tutti gli eventuali altri partecipanti presenti nell’elenco l’attività sarà rimossa e su quella dell'organizzatore viene messo lo stato di partecipazione a non necessaria.
L’organizzatore avrà modo di ”riprendere” possesso dell’attività (tramite hyperlink su icona "x" rossa accanto al tipo di assegnazione) presa in carico da un partecipante (cancellando ciò che è già stato creato) e reinserendo i dati di partecipazione.
Risorse
E’ simile a quello dell’appuntamento.
Target
E’ simile a quello dell’appuntamento.
Periodicità
E’ simile a quello dell’appuntamento.