La Posta è un ambiente di messagistica multicanale che nasce con lo scopo di inviare/ricevere messaggi di posta elettronica accedendo a Server di Posta che espongano i protocolli POP3 per la ricezione e SMTP per l'invio. E' inoltre possibile configurare account di posta mediante il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol oppure Interactive Mail Access Protocol), nonchè eseguire una classificazione dei messaggi inviati o ricevuti che proponga automaticamente gli attribuiti di tipo relazione (per poter ad esempio collegare un messaggio ad un contatto o ad un rapporto).
Sia POP3 che IMAP consentono di accedere al mail server per consultare il contenuto della propria casella e-mail e per leggere e cancellare i messaggi, tuttavia IMAP offre una serie di funzionalità che lo rendono assai più potente e flessibile.
Utilizzando POP3 (Post Office Protocol) il client si connette per scaricare i nuovi messaggi e poi si disconnette; con IMAP il client sincronizza sul disco locale una copia della posta presente sul server: si ha così la possibilità di accedere alla posta pregressa anche se non si dispone di accesso ad Internet (e quindi al mail server). Appena si preme su Invia/Ricevi il contenuto locale si sincronizza col contenuto del server.
Ovviamente l’aspetto funzionale principale è quello di avere una stretta integrazione tra il messaggio di posta elettronica e quanto viene messo a disposizione da Infinity in termini di funzionalità e base dati. Sarà ad esempio possibile classificare/targhetizzare un messaggio, archiviarlo all'interno dell'archivio documenti, visualizzarlo nelle schede opportune (es. Contatti, Clienti, ecc.), ecc.
Presenta un’interfaccia web, con editor HTML integrato, per la creazione e la spedizione di un messaggio con allegati a più utenti, utilizzando canali (eMail, fax, SMS) diversi per utenti diversi.
E' possibile gestire in maniera automatica eventuali associazioni dei messaggi in entrata e in uscita con clienti o aziende censite all'interno di Infinity, così come classificare e filtrare automaticamente i messaggi in base a regole (condizioni e azioni) definite dall’utente.
Gli indirizzi e-mail dei destinatari o dei mittenti vengono analizzati ed eventualmente associati a quegli indirizzi contenuti nel database che presentano lo stesso profilo, dominio, ecc. consentendo, ad esempio, di tenere traccia dei messaggi scambiati con determinate aziende o persone oppure all’interno di determinate opportunità commerciali, ecc.
Sono inoltre presenti due ulteriori funzionalità:
Gestione Spam: La gestione Spam è presente sotto forma di icona nella pagina iniziale dell'account, e consente di creare un elenco di mittenti i cui messaggi verranno automaticamente inseriti nella cartella "Posta indesiderata".
Gestione Notifica di lettura: Questa funzionalità consiste in un Check attivabile durante la composizione di un nuovo messaggio di posta; consente di richiedere ai destinatari una conferma di avvenuta ricezione e lettura del messaggio inviato.
Per il corretto funzionamento della Posta è indispensabile avere attivo lo SCHEDULER di Infinity (da pannello di controllo --> sistema --> schedulatore --> impostazioni --> abilitare check relativo) con il processo gspe_bmailscheduler per la connessione ai Server di Posta definiti a livello applicativo (da pannello di controllo --> sistema --> schedulatore --> schedulazione processi --> casella relativa a "Programma").
Le mail non interpretate correttamente per quanto riguarda la codifica vengono scaricate anche se appartenenti a codifica particolare, ad esempio, araba, tailandese, ecc., e convertite in una codifica UTF-8, riconoscibile dall’applicazione. Le mail con codifica particolare vengono evidenziate con una icona di warning
e la mail sarà resa comunque visibile, ma convertita nei caratteri, UTF-8. Nel caso in cui, l’applicazione, non riesca completamente a riconoscere la codifica, allora tale mail viene scaricata e salvata temporaneamente in una apposita cartella, denominata ”Tmp”, presente in (C:\ZWeb\Tomcat\webapps\nome_contesto\WEB-INF) per eventuali controlli manuali.