Il processo di conservazione sostitutiva prevede una prima fase di configurazione propedeutica all’avvio delle procedure. Di seguito l’elenco dei passaggi da seguire per configurare l’ambiente e porre in conservazione i documenti.
1 - Impostazioni globali Document Management System
L’Infinity Framework è abilitato per gestire il processo di conservazione in locale o remotamente in modalità Software As A Service (SAAS).
Per prima cosa è quindi necessario configurare le Impostazioni globali DMS per abilitare la funzionalità di archiviazione sostitutiva e la relativa integrazione di conservazione da utilizzare
2 - Configurazione classi documentali
Il modulo di Conservazione Sostitutiva è già fornito con un package in grado di importare nel sistema un insieme di classi documentali pre-configurate (per avere a disposizione queste classi documentali è necessario importare il package SOS_configurazione_classi.zip tramite la funzione standard di Import Tabelle).
Qualora il cliente desideri inviare in conservazione documenti differenti da quelli già previsti, è necessario effettuare preventivamente una verifica normativa al fine di individuare se la tipologia di documenti può andare in conservazione e quali sono gli attributi obbligatori che devono essere configurati sulla classe documentale per sostitutiva.
3 - Impostazione Marche temporali
Terminata la configurazione della classe documentale, prima di poter procedere con la conservazione è necessario definire le credenziali per l’utilizzo delle Marche Temporali da utilizzare per chiudere il processo.
Il sistema di conservazione sostitutiva è integrato con il servizio di Marche Temporali rilasciate da Infocert.
E’ pertanto necessario seguite quanto indicato nel paragrafo Impostazioni globali.
4 - Configurazione aziende abilitate (resp. Conservazione azienda di portale)
Il sistema prevede un processo configurazione per le aziende che vengono abilitate alla conservazione.
L’azienda installata sarà sempre il responsabile della conservazione, mentre le altre aziende configurate nell’anagrafica aziende potranno essere abilitate al processo di conservazione (in cui la responsabilità è comunque demandata all’azienda installata).
La procedura che consente di abilitare più aziende consente di gestire il caso di uno studio che gestisce la conservazione sostitutiva per i propri clienti.
Per il dettaglio relativo alla configurazione dell’azienda abilitata si rimanda all’apposito paragrafo Aziende abilitate.
5 - Caricamento documenti
L’acquisizione dei documenti può avvenire tramite integrazioni con software esterni oppure con apposite interfacce di caricamento che coincidono con quelle messe a disposizione dal modulo di Document Management.
Per inviare documenti in conservazione è naturalmente necessario caricare i documenti su una classe documentale opportunamente configurata. Per una descrizione più approfondita si rimanda al paragrafo Documenti per conservazione.
6 - Preparazione lotti per processo di conservazione
Per poter procedere con il processo di conservazione, il responsabile della conservazione deve poter preparare i lotti di conservazione. La preparazione consiste nella predisposizione di tutte le strutture necessarie a chiudere il processo.
La funzionalità di preparazione è accessibile dal pannello MySOS e può essere eseguita sulla singola azienda e per la singola classe documentale, piuttosto che trasversalmente su tutte le aziende e/o su tutte le classi documentali.
Per una descrizione più approfondita si rimanda al paragrafo MySOS.
7 - Chiusura lotti di conservazione
Se l’utente ha ruolo di responsabile della conservazione può accedere alla funzionalità che consente la chiusura dei lotti.
La funzionalità di chiusura dei lotti è accessibile dal pannello MySOS e può essere eseguita sulla singola azienda e per la singola classe documentale, piuttosto che trasversalmente su tutte le aziende e/o su tutte le classi documentali.
Per una descrizione più approfondita si rimanda al paragrafo MySOS presente nella sezione relativa alle funzionalità utente. I lotti posti in conservazione sostitutiva sono accessibili tramite i link presenti sul pannello MySOS o apposita voce di menù.
8 - Impronta per Agenzia delle Entrate
La Normativa vigente impone, a partire da gennaio 2012, l’invio dell’impronta dell’archivio all’Agenzia delle Entrate. In particolare gennaio 2012 è il termine per l’invio delle impronte dei processi di conservazione chiusi negli anni precedenti al 2011.
A breve il software Zucchetti di Conservazione sostittuvia sarà aggiornato per espletare tale esigenza.