L’acquisizione dei documenti può avvenire tramite integrazioni con software esterni oppure con apposite interfacce di caricamento; interfacce che corrispondono a quelle messe a disposizione Infinity Application Framework.
Se la classe documentale per la quale si caricano i documenti è una classe documentale con flag 'conservazione' attivo, il sistema chiederà automaticamente l’apposizione della firma digitale che potrà essere effettuata tramite dispositivi locali (Smart Card o Business Key) o tramite certificati remoti HSM venduti da Zucchetti (si veda a tale proposito il capitolo relativo alla configurazione delle aziende che fanno conservazione sostitutiva).
Un discorso a parte vale per il Libro Unico del Lavoro (LUL) che, se generato in formato spool dalle procedure Zucchetti, deve essere caricato tramite un apposito software da installare sulle postazioni dell’utente che ha il compito di inserirlo nel sistema di conservazione.
La funzione di Firma Digitale è utilizzata nel processo di acquisizione dei documenti e nel processo di chiusura dei lotti di conservazione. La Firma Digitale dei documenti viene abilitata automaticamente su tutte le classi documentali con abilitato il flag 'conservazione'.
Se si appone la firma tramite dispositivi locali verrà richiesto l’inserimento del PIN per accedere al certificato di firma; se si appone la firma tramite dispositivi remoti (HSM) le credenziali di utilizzo saranno memorizzate una sola volta nelle apposite maschere di configurazione.
Stati dei documenti
Il percorso lineare che può fare un documento informatico per andare in conservazione è formato da tre step. Questi coincidono con tre differenti stati:
1. Da lavorare
2. Da conservare
3. Conservato
Esistono però altre casistiche che possono verificarsi durante il processo di gestione dei documenti. In determinate circostanze i documenti potrebbero quindi assumere i seguenti stati:
4. Scaduto
5. Provvisorio
6. Sostituito
Di seguito viene riportata una descrizione del significato dei singoli stati:
Da lavorare: E’ lo stato che assume un documento una volta che entra nel giro della conservazione e ciò avviene quando il documento è stato firmato, compilato di tutti gli attributi obbligatori ed è privo del flag provvisorio.
Da conservare: E’ lo stato che assume un documento una volta che entra a far parte di un lotto non ancora chiuso tramite firma digitale e marca temporale.
Conservato: E’ lo stato che assume un documento una volta che il lotto a cui appartiene è stato messo in conservazione.
Scaduto: E’ lo stato che assume un documento presente in un lotto in conservazione, in cui però l’attributo che corrisponde alla data del documento ha come valore una data precedente all’ultima data prevista per la chiusura del lotto.
Provvisorio: Un documento può essere caricato nel sistema con flag provvisorio attivo, facendo quindi assumere al documento tale stato. Fino a quando il flag è attivo l’utente ha la facoltà di non valorizzare tutti gli attributi obbligatori e il documento non può entrare nel processo di conservazione.
Sostituito: E’ lo stato che assume un documento non ancora in conservazione una volta che un secondo documento ,con gli stessi attributi di tipo fiscale, è stato mandato in conservazione.Il primo documento quindi verrà sostituito mentre il secondo entrerà correttamente nel giro della conservazione.
Tipologie documenti
Anche se è possibile inviare il Libro giornale, i Registri Iva, il Bilancio etc, sicuramente l'aspetto più interessante della funzionalità Infinity SOS è quello dell'archiviazione delle fatture del ciclo attivo e passivo. Mentre per i primi, infatti, si può utilizzare un approccio di upload manuale (l'adempimento è infatti annuale o periodico e riguarda un solo report), per le fatture è invece importante ottimizzare il procedimento di archiviazione.
Il sistema è dunque in grado di gestire la conservazione sostitutiva di documenti informatici secondo la normativa vigente. Si possono suddividere le tipologie di documenti in funzione delle modalità di gestione degli stessi:
Documenti rilevanti ai fini tributari
Questi documenti possono essere in formato PDF/A oppure in formato TXT. Vengono inviati sul sistema insieme ad un file di chiavi che riporta i campi obbligatori secondo la normativa (tra questi documenti troviamo Libri contabili, Registri, Partitari, Fatture attive, Fatture passive..).
Documenti Fiscali - Dichiarativi (DCM)
I dichiarativi sono costituiti da file di testo costruiti secondo regole dettate di anno in anno dall'Agenzia delle Entrate; ogni file di testo può contenere più dichiarazioni relative al medesimo anno (esempi di dichiarativi sono: Unico persone fisiche, Unico società di persone, Unico società di capitali, 770, 730..).
Libro Unico del Lavoro (LUL)
Il LUL è costituito dai cedolini e dai fogli presenza dei dipendenti di un'azienda.