Tramite questa funzione, l'utente è in grado di ricercare, indipendentemente dalla memorizzazione logica basata sul cartelle, gli elementi (cartelle e documenti) che soddisfano le selezioni inserite. La maschera di ricerca è composta da due TAB:
Filtri dove è possibile specificare nei campi predisposti i valori da poter ricercare;
Risultati dove è possibile prendere visione del risultato delle ricerca;
e da un menù operativo in alto disponibile in entrambi i TAB per la cui descrizione si rimanda alla consultazione della Vista Documenti.
Filtri
Il sistema di ricerca sui campi principali è basato sulla logica INIZIA PER, ovvero verranno ricercati i record che cominciano per i caratteri digitati; per eseguire la ricerca basata sulla logica CONTIENE, ovvero record che contengono i caratteri digitati occorre anteporre ai caratteri il simbolo %.
Se ad esempio viene inserita la parola ”Atto” nel campo descrizione, verranno selezionati elementi la cui descrizione comincia per tale parola; se viene inserita la parola ”%Atto” nel campo descrizione, verranno selezionati elementi la cui descrizione contiene tale parola, sia in modo completo che parziale (come ad esempio in ”Ricorso sfratto” oppure "Contratto").
Nel campo Nome sono abilitati come criteri di ricerca anche i caratteri jolly punto interrogativo (?) e asterisco (*) per eseguire una ricerca specificando solo una parte della parola da trovare:
? Usare questo carattere jolly in sostituzione di un carattere di cui non si è sicuri, ad esempio "Nov???" può restituire Novell, Novità e così via;
* Usare questo carattere jolly in sostituzione di zero o più caratteri, ad esempio Net* può restituire NetWare, Nets, Netbeans, Netscape e così via.
Descrizione: descrizione del documento o della cartella da ricercare
Note: note contenute nella cartella o nel documento da ricercare
Contenuto file: (abilitato solo se si possiede il modulo DMS) la stringa inserita sarà utilizzata dal motore Lucene e delle sue estensioni java LIUS e POI per la ricerca contestuale all'interno dei file per i quali è stata richiesta l'indicizzazione (vedi impostazioni estensioni file) riportando nei risultati di ricerca tutti i record abbinati a documenti al cui interno sono state rilevate le stringhe indicate.
Lucene permette di eseguire anche complesse operazioni di ricerca sui documenti. E’ possibile ricercare un singolo termine (ad esempio INFINITY) oppure una intera frase. In questo ultimo caso è necessario selezionare il valore della combo a Frase esatta; l’applicazione provvederà a passare al motore di ricerca il parametro inserito aggiungendo automaticamente le virgolette ad esempio: ”Infinity Project”.
Se si utilizza l’opzione Almeno una di queste parole, all’interno dei parametri di ricerca è anche possibile utilizzare le classiche wildcard ? (un solo carattere) e *(n caratteri); per quanto riguarda la ricerca di termini multipli è possibile utilizzare gli operatori booelani AND, OR, NOT (da indicare in MAIUSCOLO). Al loro posto è anche possibile utilizzare degli operatori da anteporre alle parole da ricercare, rispettivamente utilizzeremo i caratteri: più (+), spazio bianco( ), e meno (-). ad esempio ricercare +infinity +offerta equivale a infinity AND offerta.
Cerca in: (abilitato solo se si possiede il modulo DMS) indicare il percorso dove ricercare il documento o la cartella desiderata
Check Includi sottocartelle: se selezionato, la ricerca avverrà anche nelle sottocartelle presenti nel percorso indicato
Per un corretto funzionamento della funzione di ricerca ricordiamo che è necessario avere attivato il processo di indicizzazione relativo al programma gsda_bindexer_scheduler e aver dichiarato le estensioni dei file da sottoporre a indicizzazione.
Classificazione
Per la ricerca particolare importanza rivestono i campi Classe, Attributi e Contenuto:
Classe: l'utente può selezionare una qualsiasi classe tra tutte quelle a cui ha accesso (vedi riservatezza sulle classi), in base alla classe selezionata verranno proposti anche gli attributi (sino ad un max di 5, l'utente ha comunque la possibilità di sostituire alcuni attributi con quelli desiderati, sempre comunque compatibili con la classe selezionata) appartenenti per poter eventualmente sfruttare anche questi come filtri di ricerca. Se gli attributi non vengono valorizzati (il campo a destra dell'operatore logico), saranno ricercati i documenti che appartengono alla classe indipendentemente dalla presenza e dalla valorizzazione di eventuali attributi. Valorizzando gli attribuiti, la ricerca sarà più raffinata.
Attributi: possono essere usati indipendentemente dalla valorizzazione della classe, in questo caso l'elenco su cui eseguire la selezione sarà completo.
In questo campo è possibile indicare quattro valori, ovvero selezionare un attributo, un operatore di confronto, un valore relativo all'attributo selezionato ed un operatore logico.
In presenza di almeno due attributi, la combo relativa agli operatori logici diventa editabile: tale combo può essere valorizzata con AND o OR in modo da ottimizzare i risultati della ricerca.
Di particolare attenzione tra gli operatori di confronto vi è l'operatore "any", con la quale è possibile ricercare tutti i documenti relativi all'attributo scelto.
Conservazione sostitutiva
E' possibile ricercare i documenti in base allo Stato dell'invio in Conservazione sostitutiva.
Avanzate
Sono disponibili ulteriori filtri di ricerca tra i quali mettiamo in evidenza:
Check solo documenti gestiti a versioni: se attivo saranno riportati i soli documenti che hanno la proprietà attiva della gestione a versioni;
Check solo documenti in stato checkout: se attivo saranno riportati i soli documenti in stato checkout ,ovvero documenti in possesso (prelevati) di determinati utenti che non hanno ancora provveduto a mettere in linea una versione aggiornata;
Check solo documenti in stato provvisorio: se attivo saranno riportati i soli documenti che sono "parzialmente classificati";
Dati di protocollazione (visibile solo se si possiede il modulo DMS)
Dati di Protocollazione: è possibile specificare ulteriori attributi relativi alla funzionalità di protocollazione aziendale, quali il registro di protocollo, il tipo di protocollo (Protocollo in, cioè se in ingresso, in uscita, oppure se interno), il numero del protocollo, l'alfa del protocollo e la data di protocollazione del documento.
Premere il pulsante Cerca per ottenere il risultato della ricerca tenendo conto che l'utente potrà ottenere un elenco di ciò che gli è consentito in base ai permessi, a vari livelli, presenti sui documenti/cartelle/classi documentali.
Premere il pulsante Svuota filtri per azzerare i campi selettivi usati per la ricerca.
Risultati
La sezione Risultati mette in evidenza in formato lista i documenti/cartelle che soddisfano i filtri di ricerca impostati e che sono congruenti con il profilo dell'utente. Su questa lista sono disponibili azioni singole o massive per la cui descrizione si rimanda alla Vista documenti.
La ricerca potrebbe mettere a disposizione dell'utente anche documenti che in navigazione non sono accessibili. Questo può essere dovuto alla presenza di eventuali permessi specifici sul documento stesso che lo rende accessibile al di fuori del contesto di navigazione.