La gestione protocollazione in Infinity rappresenta un ausilio alle aziende che vogliono ottimizzare la classificazione / archiviazione / ricerca dei documenti aziendali (sia in entrata che in uscita) e l’ottimizzazione dei processi ad essi correlati. Non vuole essere pertanto un sistema aderente alle normative CNIPA e AIPA anche se ne tratta le relative problematiche.
Elenco
Nell'elenco che si presenta all'utente è possibile prendere visione dei protocolli presenti; su ciascun protocollo viene evidenziato lo stato tramite un'apposita icona:
Protocollo in stato provvisorio; in questo stato al protocollo non è stato ancora assegnato un numero, è possibile modificare ed eliminare il record; eventuali destinatari dei documenti associati al protocollo non potranno ancora prenderne visione nella propria Mydesk all'interno del gadget documenti in evidenza
Protocollo in stato completato: in questo stato al protocollo è stato assegnato un numero ed eventualmente ne è consentita la modifica in base al parametro inserito nelle impostazioni del registro di protocollo
Protocollo in stato da completare; in questo stato al protocollo è stato assegnato un numero ma non sono ancora stati associati i documenti elettronici (da file o da scanner), normalmente sono in questo stato i protocolli che saranno abbinati ai documenti durante la fase di acquisizione differita.
Protocollo in stato annullato; poichè non è possibile eliminare fisicamente un record di protocollo per evitare "buchi" nella numerazione, la procedura consente di considerare "annullato" un protocollo erroneamente memorizzato, mantenendone traccia in archivio.
Menù operativo
In alto è disponibile un menù operativo per richiamare le operazioni principali dell'area protocollo aziendale ovvero:
Nuovo protocollo : Consente di accedere alla gestione dei dati necessari e di eseguire l'operazione di associazione (upload) ai documenti elettronici o cartacei
Acquisizione differita : Consente di acquisire in modalità massiva più documenti cartacei per i quali sono già stati creati i relativi protocolli aziendali.
Stampa Elenco : Consente di stampare un elenco dei protocolli memorizzati
Stampa Separatore : Consente di riprodurre il foglio da utilizzare per consentire allo scanner di riconoscere la fine di un set di documenti appartenenti allo stesso protocollo.
Impostazioni personali : Consente di richiamare le impostazioni personali dell'utente ove inserire dati propositivi in fase di gestione documentale selettive
Azioni sugli elementi
Su ogni singolo elemento sono disponibili sulla destra le seguenti azioni:
Stampa Frontespizio : Consente di produrre il foglio di frontespizio riportante in formato barcode tutte le informazioni presenti sul protocollo
Annulla Protocollo : Consente di annullare il protocollo corrente (annullare significa apporre uno stato al record e non eliminare il record); questa operazione è irreversibile.
In alternativa alla stampe del foglio di frontespizio sarà possibile nella versione successiva stampare un'etichetta.
Filtri di ricerca
Lateralmente all'elenco è disponibile la sezione di ricerca che consente di impostare i dati di protocollo e dei relativi Destinatari e Mittente dei documenti associati.