E' il prerequisito di ogni applicazione di Infinity Project e sviluppa il paradigma del "Virtual WorkSpace" (spazio virtuale) e del "Paperless Office" (ufficio senza la presenza di fogli cartacei).
Virtual workspace significa letteralmente ”r;luogo di lavoro virtuale” vero e proprio in cui i membri dell’organizzazione (dipendenti, clienti, fornitori…) possono trovare servizi e dati contestualizzati e profilati di cui necessitano per svolgere il loro lavoro, contribuendo ad ottimizzare i processi organizzativi a supporto della strategia di business.
Il Virtual Workspace abbatte le barriere tradizionali :
Barriere spaziali: il posto di lavoro è ovunque la persona ha necessità di accedere al patrimonio informativo aziendale e impiegare le proprie capacità
Barriere temporali: l’orario di lavoro non è più un limite, la persona può contribuire o può essere chiamata in causa quando serve
Barriere organizzative: ognuno può contribuire a creare valore per se stesso, e per la propria azienda
Paperless Office significa letteralmente avere un’impresa basata su processi organizzativi che fanno a meno della carta, creando una circolazione elettronica dei documenti, sia all’interno che all’esterno sia in entrata che in uscita.
Contiene le seguenti funzionalità:
Funzionalità di base
Anagrafiche comuni, Aziende, Persone
Utenti e Gruppi organizzativi
My Desk e funzioni personalizzabili
Rubrica contatti, news aziendali, fiscali e normative
Gestione Pratiche
Infrastruttura per import ed export dati
Funzionalità collaborative
Archivio Documenti
Agenda
Client di posta elettronica
Business Process Management (BPM) – modulo aggiuntivo
Forum - modulo aggiuntivo
Business intelligence inforeader - modulo aggiuntivo
L'area Funzionalità di Base contiene strumenti e funzionalità "trasversali" come la gestione degli utenti e dei gruppi necessari per ”costruire” la profilazione di ogni singolo utente e le sicurezze sui dati; il Pannello di controllo comprensivo di una serie di funzioni di configurazione; il motore di ricerca; la mydesk, ovvero una home page riservata ad uno o più utenti, con l'accesso a tutte le funzioni e informazioni di uso abituale per l'utente.
Consente la gestione dei contatti (Aziende e Persone) sia da un punto di vista semplicemente anagrafico per usare funzioni di rubrica, invio mail, recupero indirizzi o percorsi stradali; ma anche una centralizzazione delle informazioni relativi al rapporto che hanno con la nostra azienda: Potenziali, Cliente, Fornitore, Agente, Vettore, al fine di avere sempre a disposizione cruscotti informativi per poter migliorare continuamente la gestione ed il servizio offerto.
Consente di gestire pratiche di lavoro contenenti informazioni eterogenee, referenti e operatori coinvolti nonché di relazionare tutta la documentazione prodotta e ricevuta (file di testo, immagini, fogli di calcolo, ecc.) attraverso il Document Management System, i messaggi di posta inviati e ricevuti e le attività e gli appuntamenti pianificate.
Consente di pubblicare in formato XML dati provenienti da web services (news, valori azionari, ecc.)
Tramite l’infrastruttura di divulgazione dati è possibile ”pubblicare” sui moduli di Infinity Project, in modo profilato e contestualizzato, dati e informazioni provenienti da applicazioni gestionali Zucchetti e non (per esempio gestione risorse umane e altro) anche di terze parti.
L'area Collaborativa mette a disposizione un ambiente di agenda (personale o aziendale), ove è possibile gestire attività/appuntamenti propri o di gruppo, utilizzare calendari personali o condivisi, pianificare le risorse, avere sistemi di notifiche automatiche, deleghe, ricerca disponibilità nel tempo di partecipanti e risorse, targetizzazione delle attività (cioè la possibilità di indicare per chi si fa una determinata cosa, rendendo visibile questa informazione anche in consultazione della scheda del cliente). Dalla mydesk ogni utente ha la possibilità di accedere direttamente alla sua agenda, richiamare i propri appuntamenti e consuntivare le proprie attività. E' possibile altresì avere collegamenti all'area ERP per la gestione e rilevazione dei costi delle risorse (articoli e persone) impiegate nell'attività.
E’ disponibile un ambiente di posta (client) per la creazione di messaggi, sistemi di classificazione e di relazioni automatiche con contatti, regole da applicare alla caselle, gestione di rubrica e di liste distribuzione. Un'unica interfaccia web, con editor HTML integrato, consente di creare e spedire un messaggio con allegati a più utenti.
Per la gestione della posta elettronica, il modulo si interfaccia con i più comuni mailserver sfruttando i potocolli SMTP/POP3. È inoltre possibile gestire in maniera automatica eventuali associazioni dei messaggi in entrata e in uscita con clienti o aziende censite all'interno dell'applicazione, così come classificare e filtrare automaticamente i messaggi in base a regole definite dall'utente. Gli indirizzi e-mail dei destinatari o dei mittenti vengono analizzati ed eventualmente associati a quegli indirizzi contenuti nel database che presentano lo stesso profilo, dominio, ecc., consentendo, ad esempio, di tenere traccia dei messaggi scambiati con determinate aziende o persone, oppure all'interno di determinate opportunità commerciali, ecc.
L’ambiente documentale rappresenta l'evoluzione naturale della propria rete aziendale, rendendo disponibili e accessibili anche su WEB documenti di qualsiasi tipo e natura in un ambiente condiviso e profilato.
Gli utenti hanno la possibilità di organizzare i documenti in un file system logico (cartelle e file) e tutti gli utenti, attraverso la mydesk (area personale riservata all’utente), possono attivare accessi rapidi a specifici folder del file system documentale (come ad esempio "Documenti Personali", "Fatture", "Modelli per Qualità", ecc.).
Sono disponibili funzionalità accessorie come ad esempio la creazione di documenti online mediante un editor HTML integrato; il versioning del documento (gestione versioni); tenere sotto controllo un documento tramite lo stato di check in/out per gestirne la simultaneità dell'accesso allo stesso documento da parte di più utenti; gestire i file compressi; etc..
Grazie poi all’installazione del modulo aggiuntivo DMS (Document Management System) si possono sfruttare informazioni utili alla classificazione dei documenti mediante l’uso di attributi (metadati); associare (relazionare) un documento ad un contatto, cliente, fornitore; sfruttare funzionalità di ricerca, rese estremamente efficienti dalla combinazione di differenti strategie:
- ricerca su attributi (prende in considerazione le descrizioni, le categorie, le classi, le parole chiave, l'autore, ecc.)
- ricerca su relazioni (prende in considerazione le relazioni tra documenti ed altre entità dell'applicazione, ad esempio, tutti i documenti legati ad una certa azienda, relativi ad un'opportunità commerciale e le immagini di un certo prodotto, ecc.).
- ricerca per parole o stringhe testuali contenute all’interno del documento stesso.
Inoltre sempre con il modulo aggiuntivo DMS è possibile sfruttare funzionalità di acquisizione documenti da Scanner; di protocollazione; di archiviazione su server diversi (EDS) e molto altro.
Il Business Process Management (BPM) è l’insieme di attività necessarie per analizzare, definire, eseguire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda. Un sistema di workflow permette di gestire le attività svolte dalle persone automatizzando l'assegnazione di tali attività durante l'esecuzione del processo ai vali attori coinvolti. Un processo si realizza attingendo ad un insieme di modelli di attività già disponibili, ciascuna delle quali, caratterizzata opportunamente, si evolve sino a divenire esattamente l'attività richiesta per quello specifico passo del processo. Queste operazioni di contestualizzazione delle attività vengono eseguite utilizzando un editor grafico dedicato che consente di operare visualmente e, soprattutto, di lavorare facendo uso di concetti, terminologia ed in generale del linguaggio utilizzato dagli utenti nelle organizzazioni.