Account

Ogni Utente (persona con una Login di accesso) avrà la possibilità di crearsi i propri account di posta, definendo eventuali accessi ad altri utenti (account condivisi).  La procedura di creazione account è disponibile sia sottoforma di Wizard dalla vista principale della posta, sia tramite voce di menù (accessibile se si dispone del ruolo Admins), da workspace --> posta --> impostazioni --> account --> nuovo account (da apposita icona).

 La visualizzazione, modifica e cancellazione di un account di posta elettronica è permessa solo all'utente proprietario o ad un utente con ruolo di sistema "Admin Collab".

Vediamo nel dettaglio i dati richiesti:

Generale

Nome account: è il nome che appare nella treeview come riferimento dell'account creato come riconoscimento dagli altri account

Tipologia: attualmente Infinity consente di gestire account di posta; sono comunque in fase di analisi eventuali account di tipo Newsgroup (BBS in linea, in cui vengono pubblicati messaggi destinati al grande pubblico) e di directory contatti (Rubrica in linea condivisa che contiene informazioni sui membri di un'organizzazione. Gli utenti che dispongono dell'accesso alla rubrica possono cercare l'indirizzo di posta elettronica e altri dettagli di una persona inclusa nella rubrica. In genere si accede alla rubrica tramite il protocollo LDAP).

Utente proprietario: definisce l'utente proprietario dell'account, il quale, oltre all'utente amministratore, sarà l'unico utente che potrà modificare l'account selezionato

Condivisione: è possibile rendere il proprio account o un account di "servizio" come:

- non condiviso: (in tal caso solo l'utente creatore e l'utente amministratore possono modificare le informazioni di quell'account);

- condiviso con utenti/gruppi: si rende tale account disponibile/accessibile ad un gruppo di utenti e/o gruppi definendone in tal caso le relative proprietà di accesso tramite il tab condivisione, ove sarà possibile scegliere quali utenti/gruppi possono modificare l'account in questione;

- condiviso con tutti: dove tutti gli utenti/gruppi potranno modificare tale account.

Informazioni utente

Nome: consente di definire il nome che sarà visualizzato dal destinatario del messaggio di posta

Indirizzo di posta: consente di definire l'indirizzo di posta elettronica che sarà visualizzato dal destinatario del messaggio di posta

Indirizzo per risposte: consente di impostare un indirizzo per le risposte diverso dall'indirizzo di posta. Le risposte ai messaggi che saranno inviati con un indirizzo alternativo per le risposte verranno recapitati a quell'indirizzo. Da ricordarsi che questo indirizzo continuerà comunque ad essere visualizzato nel campo Da:.

Organizzazione: consente di definire la descrizione della propria organizzazione aziendale come nota informativa.

Viene utilizzato per definire il mittente del messaggio. Il mittente viene così composto: Organizzazione-Nome <Indirizzo di posta> Ad Esempio : Zucchetti - Alessio Basso <alessio.basso@zucchetti.it>

Server

In questa sezione vengono definite le proprietà standard degli account.

Il server POP (Post Office Protocol) viene utilizzato principalmente per scaricare la posta elettronica in locale sul proprio computer (in questo caso all'interno dell'ambiente di posta di Infinity) eliminandola contemporaneamente dai nostri server. Tale protocollo viene utilizzato soprattutto per la sua semplicità di utilizzo e per la sua caratteristica del cancellare automaticamente i messaggi sul server. Per contro si ha che non mantiene alcuna copia dei messaggi sui nostri server, perciò se per qualche motivo si ha la perdita dei propri messaggi in locale, non sarà in alcun modo possibile tornarne in possesso.

Il server IMAP (Internet Message Access Protocol oppure Interactive Mail Access Protocol) risulta molto utile per gli utenti che utilizzano la propria casella di posta elettronica su più postazioni (ad esempio sul proprio pc casalingo, sul portatile aziendale, sul proprio palmare, ecc).

La caratteristica principale del server IMAP consiste nel mantenere una copia di ogni messaggio anche sul server oltre che effettuarne una copia in locale. In questo modo ogni volta che si utilizzerà la propria casella di posta elettronica su un dispositivo si potranno visualizzare sempre tutti i messaggi ricevuti ed inviati (tramite il server POP3 sarebbe impossibile in quanto al primo collegamento i messaggi verrebbero scaricati sul primo dispositivo utilizzato e cancellati dal server).

Il server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) viene utilizzato per l'invio di posta elettronica al server, tramite il protocollo TCP (Transmission Control Protocol). Nel server, i messaggi inviati, verranno tenuti memorizzati fino a quando il destinatario non li scaricherà in locale, con la conseguente eliminazione degli stessi dai nostri server.

Analizzando il tab Server, si ha:

Server posta in arrivo: da dove è possibile scegliere a quale protocollo connettersi, cioè se POP3 oppure IMAP;

Indirizzo server posta in arrivo (POP3 o IMAP): dove andrà scritto l'indirizzo del server per la posta in arrivo;

Indirizzo server posta in uscita (SMTP): dove andrà scritto l'indirizzo del server per la posta in uscita;

Nome utente: dove andrà scritto il nome dell'utente scelto in fase di creazione account con il servizio di casella postale scelto (ad esempio Gmail, Hotmail, Alice, ecc.);

Password: dove andrà scritta la password scelta in fase di creazione account con il servizio di casella postale scelto (ad esempio Gmail, Hotmail, Alice, ecc.);

Tipo di accesso: dove si potrà scegliere tra un'autenticazione non crittografata, oppure tramite un autenticazione con password di protezione, oppure tramite POP autenticato (APOP);

check Autenticazione server posta in uscita e check Usa le stesse impostazioni del server posta in arrivo: servono per usare le stesse impostazioni date come server di posta in uscita anche con il server di posta in arrivo.

Se si ha la necessità di avere più client di posta elettronica (programmi o servizi internet in cui si possono configurare anche più account di posta e da dove è possibile inviare/ricevere messaggi) dove poter scaricare le mail e leggerle anche offline, si ha la necessità di inserire davanti all'indirizzo di posta elettronica (nel campo nome utente del tab Server, nel nostro caso) la voce "recent:", la quale fa si che per qualsiasi account con stesso indirizzo di posta, il client possa scaricarsi tutte le mail dalla data odierna a 30 giorni indietro, questo perchè le mail rimangono conservate nel server (per fare ciò è necessario abilitare il check "Conserva una copia dei messaggi sul server" dal tab Impostazioni avanzate).

Un esempio di utilizzo:  recent:indirizzo@gmail.com

In assenza di tale voce e in presenza di più account con stesso indirizzo di posta, si ha la conseguenza di avere le varie mail dislocate nei vari account e non tutte le mail in tutti gli account con stesso indirizzo.

Ovviamente per far funzionare il tutto, si avrà la necessità di scrivere anche la password scelta in fase di creazione account nell'apposita casella.

Impostazioni avanzate

Riportiamo qui di seguito i principali campi necessari per una corretta impostazione del proprio account:

Porta server posta in arrivo POP3/IMAP: Porta di ascolto del server POP3/IMAP, inizializzata di default a 110, ma se si vuole usare una connessione protetta (SSL) (abilitando l'apposito check) la porta inizializzata è la 995

Porta server posta in uscita SMTP: Porta di ascolto del server SMTP, inizializzata a 25, ma se si vuole usare una connessione protetta (SSL) (abilitando l'apposito check) la porta inizializzata è la 465.

Connessione protetta SSL: se il Server è predisposto, consente di proteggere i propri dati e la propria privacy, impedendo che qualcuno possa intercettarli. Quando si usa una connessione ad internet, non direttamente gestita da noi, vi è la possibilità che qualcuno possa "sniffare" (ovvero catturare) il proprio traffico. Questo significa che se si utilizza una connessione, ad esempio, aperta a tutti, vi è il rischio che la propria password finisca nelle mani sbagliate. Il protocollo ssl non impedisce che i dati vengano catturati, ma semplicemente li cifra con un algoritmo talmente complesso e sicuro, che i dati transitanti non sono leggibili e/o intepretabili da nessuno, se non dal proprio pc. Oggi, questo tipo di tecnologia è assolutamente necessaria, considerando quante persone consultano la propria casella di posta mentre, magari, sono in viaggio per lavoro (alberghi, convegni, ecc.).

Nel caso si attivi questo check, le porte di ascolto cambiano il valore:

Se il server PO3/IMAP necessita di protocollo SSL per l'accesso, viene impostata di default la porta 995

Se il server SMTP necessita di protocollo SSL per l'accesso, viene impostata di default la porta 465

Conserva una copia dei messaggi sul server: se il check è attivo viene conservata la copia del messaggio sul server dopo averlo scaricato. Se non è attivo, il messaggio viene immediatamente cancellato dal server dopo l’avvenuta ricezione

Rimuovi i messaggi dal server dopo giorni: se il check precedente è attivo, è possibile impostare il numero di giorni che si intende lasciare il messaggio sul server, a partire dalla data di avvenuta ricezione

Rimuovi i messaggi dal server dopo cancellazione dal Cestino: se attivo, il messaggio di posta viene cancellato dal server contestualmente alla cancellazione del messaggio scaricato dal cestino o comunque eliminato in modo definitivo

Modalità lettura posta: se il valore di questo campo è impostato su Automatico, la posta viene SEMPRE letta (in base al valore inserito all'interno del campo Leggi posta ogni (in minuti) ); se impostato su Mentre l'utente è loggato, la posta viene letta solo se l’utente proprietario dell’account è loggato al sistema Infinity; se impostato su Disabilitato, la posta non viene letta.

Ovviamente questa impostazione è valida solo per gli account privati, per quelli condivisi vale sempre la modalità Automatico

Lettura posta ogni minuti (in minuti): indica ogni quanti minuti viene attivato il processo di lettura posta per questo account. Il minimo valore inseribile è 1 minuto.

La lettura della posta per i diversi Account viene eseguita mediante un processo schedulato, che quando si attiva verifica in quel momento quali account soddisfano la condizione di lettura e per quelli esegue il controllo e lo scarico della posta dal Mail Server.

Per far in modo che un account abbia la possibilità di inviare/ricevere posta si deve abilitare lo schedulatore in impostazioni di sistema e verificare che nella schedulazione dei processi sia attivato lo stato relativo al processo di invio/ricezione della posta.

Ultima lettura effettuata: campo di sola lettura dove viene evidenziata la data di ultima lettura posta per questo account.

Verifica connessione: Al termine della configurazione è possibile eseguire immediatamente la verifica della connessione in base ai parametri inseriti e verificare subito eventuali problemi di connessione.

Mapping cartelle di sistema (account di tipo IMAP)

Le cartelle di sistema non sono gestite dai vari SERVER MAIL allo stesso modo, ognuno provvede ad identificarle con terminologie diverse o memorizzate con algoritmi diversi; questo fa si che alla prima sincronizzazione del sistema, la procedura cercherà di fare i necessari abbinamenti alle cartelle create ma se non corrispondenti a quelle su Server verranno create nuove come se non fossero di sistema.

Gli account di tipo IMAP consenstono il mapping delle cartelle di sistema, operazione che si consiglia di effettuare contestualmente alla creazione dell'account.

L'icona serve per importare le cartelle dal server mail e premendo le cartelle sottostanti a fianco di ogni singola casella , si potrà selezionare ed associare una particolare cartella del server mail alla cartella situata nell’account IMAP creato nell’applicazione Infinity.

L'icona serve per verificare i diritti che si hanno sulle cartelle del server mail, sia di lettura che di scrittura.

Nel caso in cui si hanno i diritti, l’icona rappresentata sarà , mentre se non si dispongono dei diritti, si avrà la seguente icona . Tale icona potrà significare che non si dispongono dei diritti necessari, oppure che l’applicazione Infinity non è riuscita ad identificare i diritti, perché non ha trovato la corrispondenza con l’account in questione, perché non esistente oppure impostato in modo non corretto.

Check "Sincronizza stato di lettura per i messaggi già scaricati" (valore di default Disattivato): se abilitato, ha la funzione, in fase di sincronizzazione, di far controllare tutti i messaggi di posta presenti nell’account ed aggiornarli con lo stato di lettura eventualmente cambiato.

Condivisione

Nel TAB Condivisione, attivo solo se l’account è di tipo condiviso con utenti/gruppi, possono essere definiti gli utenti o i gruppi di utenti abilitati ad usare l'account.

Firme

Tramite questa gestione è possibile impostare una o più  firme da associare all'account di posta.

La Firma può essere redatta in formato HTML o in Testo semplice, sfruttando l'editor integrato con le funzionalità minime di base. Attivare il check Default sulla firma che si desidera proporre nei messaggi in uscita.

Premere Modifica con l'editor HTML per aprire una finestra dalla quale poter modificare il testo relativo alla firma con alcune opzioni di formattazione del testo.

Premere Preview per visualizzare come sarà visualizzata la firma, apportata in testa ai messaggi, dai destinatari degli stessi.

Tramite il campo Opzione firma di default è possibile specificare se:

- Non inserire mai la Firma nei messaggi a meno di selezionarla manualmente

- Inserire la Firma nei messaggi previa conferma da parte dell'utente al momento dell'invio del messaggio

- Inserire sempre la Firma in automatico all'invio del messaggio

Esiste la possibilità di creare un account di tipo relay per l'invio di posta elettronica (quindi per l'SMTP). Basterà lasciare il campo relativo all'indirizzo server posta in arrivo (POP3) vuoto ed indicare, nelle impostazioni applicazione nel pannello di controllo, tale account come account relay SMTP.

Quando si lascerà vuoto il campo relativo all'indirizzo server posta in arrivo (POP3) nelle proprietà (o nella creazione) dell'account si noterà l'automatica disabilitazione dei campi relativi al POP3 e la disabilitazione dello stato di modalità della lettura della posta, questo per far si che tale account sia utilizzato e visto dall'applicazione, soltanto per l'invio della posta elettronica, con la conseguente non visibilità dello stesso in Invia e Ricevi.