La pratica corrisponde ad un fascicolo "elettronico" contenente informazioni eterogenee.
All'interno di ogni pratica vengono indicati i referenti (aziende, persone ed eventuali rapporti) e i relativi operatori interni che dovranno gestirne i dati.
Alla pratica è possibile relazionare tutta la documentazione prodotta e ricevuta attraverso il Document Management System (file di testo, immagini, fogli di calcolo, ecc.), i messaggi di posta inviati e ricevuti, le attività e gli appuntamenti pianificati.
Ad ogni pratica è possibile associare uno stato, una categoria e una tipologia; la categoria e lo stato hanno una loro specifica gestione richiamabile da menù; il tipo va inserito all'interno della tabella standard Valori con lista;
Il codice della tipologia da utilizzare è TIPPRA (esempio Interne - Esterne)
Indipendentemente dall'ambito in cui possa nascere questa esigenza ogni "Pratica" è legata a uno o più clienti, e contiene diverse informazioni; ad esempio in una causa legale, la "Pratica" è intestata al cliente e contraddistinta da un numero, di solito un progressivo che contiene/indica l'anno, un titolo "Causa Rossi Vs. Bianchi - Eredità". Il contenuto di questa pratica possono essere documenti, immagini etc, ognuno appartenente ad una classe documentale diversa; nell'ambito delle spedizioni internazionali, ad esempio, l'accordo, i certificati, le bolle doganali, le fatture fornitori etc vengono riunite in una pratica avente anche qui indicato il cliente, lo spedizioniere, un numero progressivo annuale alfanumerico.
Ricordiamo che per il codice da attribuire alla pratica è possibile sfruttare anche le regole definibili nella gestione di codifica automatica.
L'elenco pratiche presenta i record contenuti nell'archivio in base ai criteri di ordinamento precedentemente salvati.
Agendo sull'hyperlink predisposto sui campi è possibile richiamare le rispettive schede riepilogative.
Per le azioni sull'elenco si rimanda alla sezione dedicata ai superzoom.
Referenti
E' possibile specificare un referente principale e altri referenti aggiuntivi nel caso in cui nella pratica siano coinvolti più soggetti. Il Referente può essere una azienda e/o una persona e per entrambe è possibile specificarne l'eventuale rapporto a cui la pratica si riferisce. Queste informazioni consentono di prendere visione delle pratiche presenti anche all'interno delle rispettive schede azienda, persona e rapporto. Ovviamente sulla scheda dell'azienda o persona saranno visibili tutte le pratiche riferite al referente indicato; sulla scheda del rapporto solo quelle eventualmente "specializzate" per quel tipo di referente.
Il campo rapporto è selezionabile solo se si è specificato o l'azienda o la persona, e si potrà selezionare un rapporto tra quelli presenti e abbinati ad entrambi i referenti azienda e persona.
Operatori
All'interno di questa gestione è possibile specificare gruppi/utenti coinvolti all'interno della pratica. Se la pratica è di tipo Riservata, questi operatori saranno i soli a poter prendere visione della pratica.
Ad ogni operatore è possibile attribuire un ruolo all'interno della pratica (solo informativo).
I ruoli si inseriscono all'interno della tabella standard Valori con lista; il codice della tipologia da utilizzare è TIPROP (esempio Operatore - Responsabile - Committente)
L'utente che appartiene al gruppo admins accede comunque a tutte le pratiche riservate indipendentemente dalla presenza come operatore. Se la pratica è riservata ad un gruppo, solo gli utenti appartenenti al gruppo in modo diretto possono vedere la pratica.
Ogni utente può prendere visione delle pratiche anche all'interno delle schede azienda, persona o rapporto e all'interno del gadget specifico in mydesk.