La Conservazione Sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004)
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene ”bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto
Il servizio di Conservazione Sostitutiva può essere accessibile tramite modalità SAAS (Software AS A Service) oppure come applicazione Standalone (locale) installata in una WEB Farm o presso la propria azienda.
Il servizio erogato in modalità SAAS risiede presso la Server Farm Zucchetti e, contemporaneamente, presso un'altra struttura equivalente che garantisce alta affidabilità e continuità del servizio; in alternativa il servizio risiede all'interno della propria azienda
La tipologia di installazione e del servizio ne definisce di conseguenza la responsabilità ai fini normativi.
Il servizio consente di sottoporre a Conservazione sostitutiva documenti provenienti da gestionali Zucchetti e/o di terze parti attraverso un'interfaccia che permette l'integrazione con il sistema, indipendentemente dalla fonte del dato.
La presente documentazione prende in considerazione lo scenario applicativo in cui abbiamo installato Infinity Document Management System con Tipologia servizio:
1.SOS in modalità SasS (Software as a Service) (modulo tecnico DMSTOSOS)
2.SOS in Locale (modulo tecnico DMSSOS)