Si reputa utile fornire di seguito un elenco di termini che saranno utilizzati nel proseguo del manuale e del loro significato:
- Marcatura Temporale: Processo di certificazione della data eseguito da un ente legalmente riconosciuto che certifica che il documento è stato prodotto in quel momento.
- Riferimento Temporale: Data assegnata al momento dell'apposizione della firma qualificata.
- File di Descrizione: File contenente le Chiavi di Descrizione di tutti i documenti relativi alla spedizione.
- File di Chiusura: File contenente le Chiavi di Descrizione di tutti i documenti relativi a un Lotto di Conservazione Sostitutiva.
- Spedizione: Insieme di documenti omogenei spediti in blocco.
- Lotto di Conservazione Sostitutiva: Insieme di documenti omogenei raggruppati e archiviati in blocco, si compone di almeno una spedizione.
- Chiavi di Descrizione: Proprietà di un documento, alcune di tipo fiscale, altre facoltative.
- GUID (Globally Unique Identifier): Identificativo univoco generato attraverso funzioni di sistema.
- Classe Documentale: Template che definisce per ogni tipo di documento le Chiavi di Descrizione.
- Codice Tipologia Documento: Valore che indica se un documento fa parte di un particolare sottotipo di Classe Documentale (es. sezionale per le fatture).
- Codice Documento: Codice che identifica il tipo di un documento.
- Codice Univoco: Codice assegnato dal cliente che permette di identificare in modo univoco un documento.
- Web service (servizio web): è un sistema software progettato per supportare l'interoperabilità tra diversi elaboratori su di una medesima rete. Caratteristica fondamentale di un Web Service è quella di offrire un'interfaccia software (descritta in un formato automaticamente elaborabile quale, ad esempio, il WDSL - Web Services Description Language) utilizzando la quale altri sistemi possono interagire con il Web Service stesso attivando le operazioni descritte nell'interfaccia tramite appositi "messaggi" inclusi in una "busta" (la più famosa è SOAP): tali messaggi sono, solitamente, trasportati tramite il protocollo HTTP e formattati secondo lo standard XML.
- WSDL: Il Web Services Description Language (WSDL) è un linguaggio formale in formato XML utilizzato per la creazione di "documenti" per la descrizione di Web Service. Mediante WSDL può essere, infatti, descritta l'interfaccia pubblica di un Web Service ovvero creata una descrizione, basata su XML, di come interagire con un determinato servizio.
- HASH: l'hash è una funzione univoca operante in un solo senso (ossia, che non può essere invertita), atta alla trasformazione di un testo di lunghezza arbitraria in una stringa di lunghezza fissa, relativamente limitata. Tale stringa rappresenta una sorta di "impronta digitale" del testo in chiaro, e viene detta valore di hash, checksum crittografico o message digest.
- PDF/A: formato, standardizzato con ISO 19005-1, pensato per durare negli anni e quindi compatibile con Adobe 1.4 o successivi.