I tempi entri i quali i documenti devono essere conservati a norma di legge variano a seconda della tipologia di documento e della chiusura dell'esercizio del cliente (coincidente o non coincidente con l'anno solare). Di seguito le indicazioni relative alla conservazione delle tipologie più frequenti di documenti:
- LUL: Il libro unico del lavoro relativo ad un mese lavorativo deve andare in conservazione entro il giorno 16 del mese successivo; è inoltre necessario che la conservazione di un mese sia in qualche modo "concatenata" con quella dei mesi precedenti. La concatenazione avviene inserendo nel medesimo file anche l'hash della chiusura del mese precedente. Un LUL può essere costituito da più file, in questo caso il file delle evidenze che sarà firmato e marcato conterrà più hash.
- Fattura elettronica: Le fatture elettroniche devono necessariamente andare in conservazione sostitutiva entro 15 giorni dalla loro emissione per l'attivo ed entro 15 giorni dalla loro registrazione per il passivo.
- Libri contabili: I libri contabili devono andare in conservazione entro i tre mesi successivi al termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi del cliente.
Ad esempio: contabilità 2009 > presentazione dichiarazione entro settembre 2010 > conservazione al 31/12/2010.
- DCM per i CAF: Le dichiarazioni elaborate dai CAF devono andare in conservazione entro il termine di presentazione della propria dichiarazione dei redditi:
Ad esempio: redditi 2009 > presentazione 30/09/2010 > conservazione entro 30/09/2011.
Salvo altri casi particolari che potrebbero emergere, tutti gli altri documenti devono andare in conservazione entro un anno dalla loro creazione nel caso di documenti non rilevanti ai fini tributari; entro il termine di presentazione della dichiarazione per i documenti rilevanti ai fini tributari. Per la conservazione del pregresso non vi sono invece particolari vincoli. E' sufficiente che il cartaceo non sia buttato prima di avere concluso il processo di conservazione sostitutiva.