Come riportato nell'art.5 della delibera CNIPA 11/2004, si indicano nel seguito le funzioni che devono essere svolte dal responsabile della conservazione.
Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
• descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
• estremi identificativi del responsabile della conservazione;
• estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della
conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
• indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
Inoltre, è compito del responsabile della conservazione sostitutiva apporre la firma digitale e la marca temporale necessaria a chiudere i processi di conservazione.