Per agevolare e automatizzare le procedure di conservazione in sostitutiva vengono messi a disposizione alcuni processi schedulabili in base alle proprie necessità.
Processo : Preparazione e conservazione automatiche (gsds_bscadenze_auto)
Preparazione
Il processo di preparazione dei lotti e di conservazione può essere schedulato al fine di automatizzare il processo di conservazione. Il processo per poter iniziare l’operazione deve recuperare necessariamente tre dati fondamentali:
- Data odierna;
- Data di prossima chiusura della classe documentale;
- SLA (numero di giorni espressi in cifra).
Il processo sottrae lo SLA dalla data di prossima chiusura del lotto. Qualora la data odierna risulti compresa nel range considerato (data di conservazione-sla < data odierna < data di chiusura), il processo prepara i lotti.
Nell’ipotesi in cui un lotto sia già preparato, ma non ancora in conservazione, gli eventuali nuovi documenti verranno automaticamente inseriti nel lotto ancora aperto.
Chiusura
Il processo di chiusura del lotto si verifica solo ed esclusivamente nel momento in cui la data di prossima conservazione e la data odierna coincidono (data prossima conservazione = data odierna). L’automatizzazione di questo processo è valida solo qualora per l’azienda sia impostato l’utilizzo del certificato HSM.
Riportiamo a titolo di esempio il seguente prospetto:
Processo: Esportazione lotto in formato ISO (gsds_bcreate_iso_auto)
Il processo schedulato è finalizzato al recupero di tutti i documenti facenti parte di un lotto, al raggruppamento degli stessi in un immagine ISO e al collocamento dell’immagine medesima nell’area download dedicata. Espletate tali operazioni, il processo invia all’utente una mail di notifica contenente la comunicazione dell’avvenuta creazione dell’immagine di cui sopra.
Processo: Importazione file ZIP inviati da Web Services (gsds_bfirst_check)
Il processo schedulato, previo periodico controllo del database, si occupa di elaborare i file provenienti da sistemi esterni; inserendo i documenti nel sistema.
Accedere alla gestione Schedulazione Processi per una corretta esecuzione degli stessi.