In questa sezione verranno analizzate le funzionalità documentali messe a disposizione sia dalla sola area Framework che quelle messe a disposizione del modulo Document Management System
L’ambiente documentale rappresenta l'evoluzione naturale della propria rete aziendale, rendendo disponibili e accessibili anche su WEB documenti di qualsiasi tipo e natura in un ambiente condiviso e profilato.
Gli utenti hanno la possibilità di organizzare i documenti in un file system logico (cartelle e file) e tutti gli utenti, attraverso la mydesk (area personale riservata all’utente), possono attivare accessi rapidi a specifici folder del file system documentale (come ad esempio "Documenti Personali", "Fatture", "Modelli per Qualità", ecc.).
Sono disponibili funzionalità accessorie come ad esempio la creazione di documenti online mediante un editor HTML integrato; il versioning del documento (gestione versioni); tenere sotto controllo un documento tramite lo stato di check in/out per gestirne la simultaneità dell'accesso allo stesso documento da parte di più utenti; gestire i file compressi; etc..
Grazie poi all’installazione del modulo aggiuntivo DMS (Document Management System) si possono sfruttare informazioni utili alla classificazione dei documenti mediante l’uso di attributi (metadati); associare (relazionare) un documento ad un contatto, cliente, fornitore; sfruttare funzionalità di ricerca, rese estremamente efficienti dalla combinazione di differenti strategie:
- ricerca su attributi (prende in considerazione le descrizioni, le categorie, le classi, le parole chiave, l'autore, ecc.)
- ricerca su relazioni (prende in considerazione le relazioni tra documenti ed altre entità dell'applicazione, ad esempio, tutti i documenti legati ad una certa azienda, relativi ad un'opportunità commerciale e le immagini di un certo prodotto, ecc.).
- ricerca per parole o stringhe testuali contenute all’interno del documento stesso.
Inoltre sempre con il modulo aggiuntivo DMS è possibile sfruttare funzionalità di acquisizione documenti da Scanner; di protocollazione; di archiviazione su server diversi (EDS), integrazione con Servizio di archiviazione Sostitutiva Zucchetti, etc...
Il DMS propone due ambienti principali di lavoro per venire incontro alle esigenze aziendali:
la Gestione Documenti, accessibile tramite la voce di menù Workspace -> Archivio -> Documenti, che propone una vista e una modalità operativa basata sul concetto delle cartelle (tipicamente windows);
la Ricerca Documenti accessibile tramite la voce di menù Workspace -> Archivio -> Ricerca, che propone una vista e una modalità operativa basata sul sistema di ricerca, combinando tra loro i diversi campi disponibili come classe documentale, attributi, ecc. ed è possibile ottenere un elenco degli elementi che soddisfano le condizioni indicate.
Per un corretto utilizzo delle diverse funzionalità presenti è necessario prendere visione ed eventualmente gestire alcune tabelle presenti all'interno del percorso Workspace -> Archivio -> Impostazioni.