Per la gestione delle voci di agenda, in generale Appuntamenti e Attività, personali o di gruppo, viene messo a disposizione il Calendario, tramite il quale ogni utente potrà facilmente tenere sotto controllo gli eventi lavorativi o della propria sfera privata. Questi eventi saranno visualizzati tramite l’Agenda nelle sue diverse configurazioni (Giornaliera, Settimanale).
Ogni Utente (Persona con una Login di accesso) di tipologia Collaboration avrà a disposizione il Calendario Personale (normalmente riportante come descrizione il Cognome + Nome della persona); oltre a questo avrà la possibilità di creare altri calendari privati definendone l’eventuale condivisione (modalità disponibile all'interno della Vista agenda), con relativi permessi di accesso e se dispone del ruolo di sistema ”Admin Collab” avrà la possibilità di creare calendari di tipo pubblici o di tipo risorsa definendo anche per questi i relativi permessi di accesso.
Tra i campi a disposizione nella gestione mettiamo in evidenza:
Tipo calendario :
Calendario Personale (non selezionabile)
E’ un ”calendario di sistema”, viene associato all’utente automaticamente durante la fase di creazione nuova login
Su di esso saranno memorizzati tutti le voci in cui l’utente è presente come Partecipante di una voce di agenda
L’utente può decidere di condividere il proprio calendario con altri utenti/gruppi attribuendo a ciascuno i relativi permessi di accesso
E’ il calendario di riferimento per il controllo della disponibilità dell’utente e nelle funzioni di ricerca ore libere.
Calendario Privato
E’ un calendario che qualsiasi utente può creare per inserire voci che normalmente non riguardano la sfera lavorativa. (es. Svago, Eventi Musicali...)
E’ un calendario che come valore di default, nasce con tipo di condivisione ”non condiviso” ma l’utente può decidere di condividere con altri utenti/gruppi attribuendo a ciascuno i relativi permessi di accesso
Calendario Pubblico
E’ un calendario che l’utente con ruolo di sistema ”Admin Collab” può creare per inserire voci che normalmente riguardano la sfera lavorativa e che coinvolgono gruppi di persone (es. Progetto Adhoc) o l’intero organigramma (es. Ferie Aziendali.)
E’ un calendario che come valore di default nasce con tipo di condivisione ”condiviso con tutti” ma l’utente può decidere di condividere solo con alcuni utenti/gruppi attribuendo a ciascuno i relativi premessi di accesso o di non condividere con nessuno.
Il calendario pubblico può essere impostato come predefinito per la visualizzazione automatica di una determinata voce di agenda
Calendario Risorsa (non selezionabile)
E’ un calendario particolare (di sistema) che viene automaticamente associato ad ogni risorsa aziendale (Aule, Automezzi., Cellulari…).
E’ un calendario che come valore di default nasce con tipo di condivisione ”condiviso con tutti”
Il fatto di avere un calendario della risorsa ci consente di poter eseguire, come per i partecipanti, controlli sull’occupazione usando il visualizzatore sintetico standard.
Tipo di condivisione:
non condiviso : su tale calendario non potranno essere inserite/visualizzate voci da utenti diversi dal proprietario
condiviso : su tale calendario potranno essere inserite/visualizzate voci dagli utenti definiti nell’elenco ognuno con i propri permessi
condiviso con tutti : su tale calendario potranno essere inserite/visualizzate voci da tutti gli utenti
Nel caso di condivisione con gruppi / persone è possibile specificare un set di permessi specifici nell'apposito TAB.
Permessi
Il calendario può essere condiviso con singoli utenti o con i membri che appartengono ad un gruppo (organizzativo/descrittivo o di condivisione). I permessi che possono essere applicati sono :
Lettura: consente all'utente di accedere al calendario e visualizzare le voci di agenda.
Scrittura: consente all'utente di inserire nuove voci sul calendario ma non di accedere alla consultazione delle voci presenti;
Lettura e Scrittura: consente all'utente di accedere al calendario, visualizzare e inserire nuove voci di agenda, agendo in qualità di semplice creatore (per conto di) o anche come organizzatore stesso.
Gestione Completa: consente all'utente di accedere al calendario, visualizzare, inserire e modificare voci di agenda, anche quelli in cui non è presente come creatore o organizzatore. Situazione che consente di far fronte all’esigenza di una gestione di conferma appuntamenti centralizzata, dove utenti creano in stato provvisorio un appuntamento o una attività e altre persone preposte alla verifica assegnano le risorse (mezzi aziendali) e confermano l’appuntamento.
Amministratore: consente all'utente di accedere al calendario e di eseguire la gestione completa con in aggiunta la possibilità di gestire modificare le sicurezze già inserite da altri utenti (Grant)
Nega accesso: esclude all'utente la possibilità di accedere e visualizzare/inserire voci sul calendario. Tenere presente che se nell'elenco dei permessi viene inserito contemporaneamente un Utente e un Gruppo in cui appartiene l'utente stesso, con permessi diversi, comanda quello abbinato all'utente.
Un calendario condiviso con tutti, assegna il permesso Lettura e Scrittura a tutti gli utente. Tutti i calendari nascono come default riservati all'utente proprietario, egli è l’unico che potrà accedere alla manutenzione dei dati di calendario e manterrà sempre, nell’eventuale proprietà di condivisione, il permesso di Amministratore.
Particolare attenzione viene fatta alla fase di Cancellazione Calendario:
L’eliminazione di un Calendario è consentita solo al Proprietario e solo se non esistono voci di agenda associate; in questo caso all'utente viene suggerito, in alternativa della cancellazione, di rendere obsoleto il calendario.
Un calendario obsoleto non sarà visibile nei vari elenchi di selezione
Un calendario obsoleto avrà un font di carattere barrato se presente nella lista dei propri calendari o negli altri calendari purché sia stato attivato nelle impostazioni personali dell’utente il check ”[x] Visualizza calendari obsoleti”